Come impostare una email formale

Tramite: O2O 10/07/2017
Difficoltà: facile
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Introduzione

Ormai la comunicazione ha fatto passi da gigante, soprattutto quanto si tratta di scambiarsi messaggi istantanei o di spedire delle lettere attraverso internet. La email, ovvero la posta elettronica, sta ormai sostituendo la posta tradizionale, infatti, al giorno d' oggi, la maggior parte delle comunicazioni formali avvengono tramite email. Inutile dire che una email va scritta in modo corretto, seguendo alcune linee guida, proprio come per un lettera di posta tradizionale. Vediamo allora come impostare una email formale che potrà servire in diverse occasioni come potrebbe essere quello di un colloquio di lavoro o per comunicare con persone di un certo livello. Attraverso pochi e semplici passaggi daremo utili suggerimenti in merito che vi faciliteranno il lavoro e l'impostazione.

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Inserire l'indirizzo email

La prima regola da seguire è avere un indirizzo email formale, quindi indirizzi del tipo "mario. Thebest@...'' oppure ''mario. Devil@...'' non sono molto formali, ma più adatti a ragazzini. Per tanto è necessario avere un indirizzo email meno adolescenziale, che richiami il proprio nome, come ad esempio ''mario. Bianchi@...''. Altra cosa molo importante è l' oggetto, indispensabile per permettere a chi riceve la email, di capire di cosa si tratta. In pratica, bisogna riassumere in poche parole tutto il testo della email, ad esempio ''invio modulo...'', ''richiesta di...''.
Precisato questo, possiamo passare alla creazione della email vera e propria.

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Scrivere l'intestazione

In alto a destra, bisogna scrivere l' intestazione. A differenza di una normale lettera, in cui bisogna scrivere l' intero indirizzo di destinazione, nella email va scritto solo il nome della persona o del' azienda a cui questa è indirizzata. Se l' indirizzo email è generico, la nostra email sarà aperta e letta sicuramente da più persone, quindi va scritto il nome del' azienda; se invece l' indirizzo è nominale, allora va scritto il nome della persona a cui è indirizzata. Successivamente si procede con la creazione del testo centrale.

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Iniziare la lettera

Si inizia rivolgendo un saluto al destinatario, ad esempio ''Egregio signor....'' o nel caso di un indirizzo generico ''Spettabile azienda....''. Andando a capo, si prosegue scrivendo il testo della email, stando attenti a non commettere errori ortografici e rispettando la punteggiatura.

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Chiudere la lettera

Dopo aver scritto il testo, si passa alla chiusura.
Andando a capo, si rivolge un saluto di chiusura del tipo ''cordiali saluti'', ''distinti saluti''. Se attendiamo una e-mail di risposta, possiamo scrivere ''nel' attesa di una risposta, porgo cordiali saluti''. In basso a sinistra, va scritta la data ed, eventualmente, anche il luogo, mentre nella parte destra, sempre in basso ed in linea con data e luogo, bisogna apporre la propria firma, questo è possibile solo se si dispone di un servizio di firma digitale, altrimenti basterà scrivere semplicemente il proprio nome.

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Inviare allegati

In caso si inviassero degli allegati con la email, è opportuno indicarlo nella parte bassa della email, sotto i saluti di chiusura, quindi, va scritto qualcosa del tipo ''allego carta d' identità'', come fosse un post scriptum di una tradizionale lettera. Ricontrollare l' intera email è d' obbligo, questa operazione permette di scovare eventuali errori. Solo dopo quest' ultimo passaggio è possibile inviare la email, sicuri che tutto sia perfetto.
Scrivere una lettera formale potrebbe sembrare semplice, ma non sempre è così. Se non sapete da dove partire non vi preoccupate, i consigli di questa guida faranno esattamente al caso vostro se vorrete impostare un modello di base da sfruttare nelle diverse occasione e velocizzare il processo.
Vi auguro quindi buon lavoro.
A presto.

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