Come impostare un archivio cartaceo

Tramite: O2O 11/08/2018
Difficoltà: facile
17

Introduzione

Anche se nella nostra quotidianità ci troviamo più a contatto con i computer che con i vecchi fogli di carta, non è da escludere che potrebbe essere molto utile tenere in ufficio (come a casa) anche un archivio cartaceo. In riferimento a ciò, con questa guida imparerete a impostare un archivio cartaceo in modo tale che sia più facile utilizzarlo e gestirlo.

27

Occorrente

  • Archivio
  • Cartelle
  • Etichette
  • Schedari
  • Raccoglitori ad anelli
37

Creare uno schedario cronologico

Se volete creare uno schedario cronologico, etichettate alcune cartelle con i giorni lavorativi della settimana. Inseritele all'interno di un cassetto del vostro schedario, e poi aggiungete un'altra cartella con su scritto "settimana prossima". All'interno conserverete i promemoria, gli appunti, le telefonate da fare, le commissioni, le fatture, le bollette da pagare etc. Fino a quando non avrete completato tutte le voci. A quel punto procedete ad eseguire la stessa operazione su un altro schedario. Per esempio, potreste mettere le bollette in uno diviso per mesi, insieme agli estratti conto e ai movimenti delle carte di credito.

47

Etichettare gli schedari

Un'altra essenziale riflessione da fare in merito a come organizzare un archivio cartaceo riguarda il materiale che vi occorre per crearlo. Se infatti volete ottimizzare il risultato, il consiglio è di evitare di buttare i vostri documenti nelle vecchie scatole di cartone che occuperanno soltanto spazio sopra o all'interno dei mobili. In tal caso una piccola spesa è invece necessaria, ovvero quella di procurarvi due o tre schedari in una cartoleria. Sicuramente li troverete di ogni tipo, dimensione e colore quindi pensate a dove li metterete, e tenete conto dell'ubicazione per fare in modo che il vostro archivio cartaceo diventi parte dell'ambiente di lavoro e non un fastidioso gruppo di materiale che accumuli polvere. Gli schedari in oggetto si potranno poi facilmente etichettare, in modo da specificare gli argomenti che si troveranno all'interno delle cartelle. Inoltre potete anche crearne uno, sistemando i documenti in ordine alfabetico.

Continua la lettura
57

Schedare i nomi dei clienti

Questo tipo di catalogazione ordinata dei documenti è molto flessibile; infatti, gli si può cambiare il titolo o eventualmente sdoppiarlo mano a mano che si procede nel lavoro o addirittura unire più schede all'interno della stessa. Gli schedari di tipo alfabetico invece sono utili per chi ha la necessità di archiviare molta corrispondenza, in quanto permetteranno di trovare velocemente la lettera che si cerca in base al mittente. Per crearlo vi basterà schedare i cognomi dei clienti in ordine alfabetico, e ricordarvi di inserire la corrispondenza più recente sul davanti delle cartelle stesse. Per quanto riguarda gli indirizzi invece si può benissimo usare uno schedario alfabetico di piccole dimensioni.

67

Usare raccoglitori con anelli

L'uso di raccoglitori con anelli comunemente definiti "registratori" rappresenta infine un modo più elegante per organizzare un archivio cartaceo. Questo tipo di contenitore infatti, oltre ad essere molto capiente, ha anche un frontespizio che lo rende simile ad un libro, e quindi è ideale da inserire nelle librerie o su delle mensole. Per ottimizzare il risultato il consiglio è di acquistare (sempre in cartoleria) anche l'apposito attrezzo per forare i fogli in base alla disposizione interna degli anelli nei suddetti registratori. Il costo di questo funzionale utensile non supera i 5 euro, e ritorna utile anche per forare delle buste in cui si possono ad esempio conservare degli scontrini fiscali.

Potrebbe interessarti anche

Segnala contenuti non appropriati

Tipo di contenuto
Devi scegliere almeno una delle opzioni
Descrivi il problema
Devi inserire una descrizione del problema
Si è verificato un errore nel sistema. Riprova più tardi.
Verifica la tua identità
Devi verificare la tua identità
chiudi
Grazie per averci aiutato a migliorare la qualità dei nostri contenuti

Guide simili

Aziende e Imprese

Come Impostare Un Sistema Di Controllo Di Gestione

I sistemi di controllo della gestione comportano molti benefici sia per quanto concerne la produttività sia per quanto riguarda i costi e i loro controlli. Molte aziende hanno recentemente adottato questi sistemi ottenendo enormi benefici e riuscire...
Aziende e Imprese

Come gestire ed ordinare le scadenze mensili

Uno dei problemi gestionali che deve affrontare una piccola - media azienda sono i pagamenti. Soprattutto quando questi sono in modalità dilazionata, ad esempio a quote di 30-60-90 giorni, è indispensabile un rendiconto delle spese da sostenere, in...
Aziende e Imprese

Come controllare le Partite Iva Intracomunitarie

L'obbligo di presentare domanda di inizio attività richiedendo l'autorizzazione alle operazioni intracomunitarie è rispettato dai soggetti che effettuano cessioni o acquisti di beni, prestazioni di servizi fornite o ricevute da e verso la Comunità...
Aziende e Imprese

Come aprire un negozio di elettronica online

Ormai il mercato degli oggetti e soprattutto dei prodotti tecnologici ed elettronici si sta spostando sempre di più verso gli store online. Sono sempre di più, infatti, coloro che sono alla ricerca di offerte o affari sul web per provare a risparmiare...
Aziende e Imprese

Come fare più utili in azienda

Gli utili all'interno di un'azienda sono molto importanti perché vengono sono una parte del reddito netto aziendale di un servizio che appunto viene venduto e il ricavato essendo più alto dell'acquisto viene trattenuto dall'azienda. Questo denaro molte...
Aziende e Imprese

Come fondare un giornale

Per conoscere le notizie importanti che accadono quotidianamente, si ha l'opportunità di ricorrere a diversi strumenti. Alcuni preferiscono informarsi attraverso i siti web dedicati (come ansa. It o rainews. It). Qualcun'altro gradisce invece raccogliere...
Aziende e Imprese

Come verificare on line le fatture Telecom degli ultimi sei bimestri

Al giorno d'oggi il campo tecnologico ha compiuto passi da gigante e consente di eseguire azioni ordinarie in maniera facile e veloce restando tranquillamente a casa propria. Nella seguente guida pertanto verrà spiegato, in pochi e semplici passaggi,...
Aziende e Imprese

Come ottenere un finanziamento per aprire un’attività

Aprire una propria attività è il sogno di tante persone, ma purtroppo non riuslta sempre fattibile se non con degli incentivi studiati appunto per favorire l'istituzione di nuove imprese da parte dei giovani e, al contempo, aumentare la produzione....
I presenti contributi sono stati redatti dagli autori ivi menzionati a solo scopo informativo tramite l’utilizzo della piattaforma www.o2o.it e possono essere modificati dagli stessi in qualsiasi momento. Il sito web, www.o2o.it e Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. (già Banzai Media S.r.l. fusa per incorporazione in Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.), non garantiscono la veridicità, correttezza e completezza di tali contributi e, pertanto, non si assumono alcuna responsabilità in merito all’utilizzo delle informazioni ivi riportate. Per maggiori informazioni leggi il “Disclaimer »”.