Come Impostare Un Archivio Cartaceo

Anche se nella nostra quotidianità ci troviamo più a contatto con i computer che con i cari vecchi fogli di carta, non è da escludere che ci potrebbe essere molto utile tenere in ufficio (come a casa) anche un archivio cartaceo. Con questa guida imparerete a impostare un archivio cartaceo ordinato cronologicamente, alfabeticamente o per soggetto. Essendo poi un lavoro personalizzabile potrete crearlo come meglio pensiate che sia più facile utilizzarlo e gestirlo.

• archivio
• cartellette
• etichette

Se volete creare uno schedario cronologico, etichettate alcune cartelle con i giorni lavorativi della settimana. Inseritele all'interno di un cassetto del vostro schedario e poi aggiungete un'altra cartella con su scritto "settimana prossima". All'interno delle cartelle conserverete i promemoria, gli appunti, le telefonate da fare, le commissioni, le fatture, le bollette da pagare etc.. Tutto nelle rispettive cartelline fino a quando non avrete completato tutte le voci. A quel punto potrete passare ad un altro schedario. Per esempio, potreste mettere le bollette in un schedario finanziario diviso per mesi insieme agli estratti conto e ai movimenti delle carte di credito.

Ci serve riflettere sul materiale che ci occorre per creare il nostro archivio. Se volete fare una cosa per bene vi sconsiglio caldamente di buttare i vostri documenti all'interno di vecchio scatole di cartone che occuperà solo spazio sopra i mobili. Un piccola spesa è quindi necessaria, ma non necessariamente costosa. Andate in cartoleria e procurativi due o tre schedari. Sicuramente li troverete di ogni tipo, dimensione e colore quindi pensate a dove li metterete e tenete conto dell'ubicazione per fare in modo che il vostro archivio cartaceo diventi parte del vostro ambiente di lavoro, e non un fastidioso gruppo di materiale che prende polvere in una stanza. Gli schedari poi potranno essere facilmente etichettati in modo da specificare gli argomenti che si troveranno all'interno delle cartelle.

Potete anche creare uno schedario sistemando i soggetti in ordine alfabetico. Questo tipo di schedario è molto flessibile, infatti gli si può cambiare il titolo o eventualmente sdoppiarlo a mano a mano che si procede nel lavoro o addirittura unire più schede all'interno della stessa. Gli schedari di tipo alfabetico invece sono utili per chi ha la necessità di archiviare molta corrispondenza. Permetteranno infatti di trovare velocemente la lettera che cerchi in base al mittente. Per crearlo basterà schedare i cognomi dei clienti in ordine alfabetico e ricordarsi di inserire la corrispondenza più recente sul davanti delle cartelle. Per quanto riguarda gli indirizzi invece si può benissimo usare uno schedario alfabetico di piccole dimensioni.

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