Come impostare un archivio cartaceo

Anche se nella nostra quotidianità ci troviamo più a contatto con i computer che con i vecchi fogli di carta, non è da escludere che potrebbe essere molto utile tenere in ufficio (come a casa) anche un archivio cartaceo. In riferimento a ciò, con questa guida imparerete a impostare un archivio cartaceo in modo tale che sia più facile utilizzarlo e gestirlo.

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• Etichette
• Schedari
• Raccoglitori ad anelli

Se volete creare uno schedario cronologico, etichettate alcune cartelle con i giorni lavorativi della settimana. Inseritele all'interno di un cassetto del vostro schedario, e poi aggiungete un'altra cartella con su scritto "settimana prossima". All'interno conserverete i promemoria, gli appunti, le telefonate da fare, le commissioni, le fatture, le bollette da pagare etc. Fino a quando non avrete completato tutte le voci. A quel punto procedete ad eseguire la stessa operazione su un altro schedario. Per esempio, potreste mettere le bollette in uno diviso per mesi, insieme agli estratti conto e ai movimenti delle carte di credito.

Un'altra essenziale riflessione da fare in merito a come organizzare un archivio cartaceo riguarda il materiale che vi occorre per crearlo. Se infatti volete ottimizzare il risultato, il consiglio è di evitare di buttare i vostri documenti nelle vecchie scatole di cartone che occuperanno soltanto spazio sopra o all'interno dei mobili. In tal caso una piccola spesa è invece necessaria, ovvero quella di procurarvi due o tre schedari in una cartoleria. Sicuramente li troverete di ogni tipo, dimensione e colore quindi pensate a dove li metterete, e tenete conto dell'ubicazione per fare in modo che il vostro archivio cartaceo diventi parte dell'ambiente di lavoro e non un fastidioso gruppo di materiale che accumuli polvere. Gli schedari in oggetto si potranno poi facilmente etichettare, in modo da specificare gli argomenti che si troveranno all'interno delle cartelle. Inoltre potete anche crearne uno, sistemando i documenti in ordine alfabetico.

Questo tipo di catalogazione ordinata dei documenti è molto flessibile; infatti, gli si può cambiare il titolo o eventualmente sdoppiarlo mano a mano che si procede nel lavoro o addirittura unire più schede all'interno della stessa. Gli schedari di tipo alfabetico invece sono utili per chi ha la necessità di archiviare molta corrispondenza, in quanto permetteranno di trovare velocemente la lettera che si cerca in base al mittente. Per crearlo vi basterà schedare i cognomi dei clienti in ordine alfabetico, e ricordarvi di inserire la corrispondenza più recente sul davanti delle cartelle stesse. Per quanto riguarda gli indirizzi invece si può benissimo usare uno schedario alfabetico di piccole dimensioni.

L'uso di raccoglitori con anelli comunemente definiti "registratori" rappresenta infine un modo più elegante per organizzare un archivio cartaceo. Questo tipo di contenitore infatti, oltre ad essere molto capiente, ha anche un frontespizio che lo rende simile ad un libro, e quindi è ideale da inserire nelle librerie o su delle mensole. Per ottimizzare il risultato il consiglio è di acquistare (sempre in cartoleria) anche l'apposito attrezzo per forare i fogli in base alla disposizione interna degli anelli nei suddetti registratori. Il costo di questo funzionale utensile non supera i 5 euro, e ritorna utile anche per forare delle buste in cui si possono ad esempio conservare degli scontrini fiscali.

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