Come gestire un ufficio commerciale

L'ufficio commerciale all'interno di un' azienda assume un ruolo sempre più importante e in crescita. Subentra nell'organizzazione aziendale a supporto, o in sostituzione, di quella che era la figura del venditore, il quale si relazionava personalmente con il singolo cliente. Oggi l'ufficio commerciale, detto anche ufficio vendite, ha ampliato le sue mansioni e le competenze, affinando le tecniche di vendita. In pochi passi vi mostreremo quali sono gli aspetti fondamentali da conoscere per gestire un ufficio commerciale efficiente. La gestione di qualsiasi ufficio commerciale o meglio di qualsiasi ufficio può essere molto difficile se non si è preparati nel campo o se non si è adatti molte volte anche caratterialmente visto che per essere un datore o meglio un capo, bisogna possedere un certo comportamento e carattere. Nonostante ciò vediamo in questa guida come gestire un ufficio commerciale.

• Empatia e capacità relazionali

L'ufficio commerciale ricopre numerose mansioni la maggior parte delle quali sono finalizzate alla vendita. La conoscenza del prodotto o del servizio che stiamo proponendo sono requisti fondamentali affinché la nostra proposta commerciale possa andare in porto. Partendo da questo presupposto, gli obiettivi principali di un ufficio commerciale sono l'acquisizione continua di nuovi clienti e la loro fidelizzazione. Esistono diversi modi per presentare il prodotto o il servizio proposto, attraverso cataloghi o presentazioni, contattando telefonicamente o via fax i potenziali clienti, inviando una lettera di presentazione, magari allegata ad un catalogo di servizi o prodotti offerti, o infine tramite mail. L'approccio con il cliente non deve mai essere invadente o insistente, la capacità deve essere proprio nel far scattare la curiosità al nostro interlocutore. È importante ricordare che la prima impressione che daremo potrà condizionare tutto l'evolversi della trattativa commerciale. Chi decide di gestire un ufficio commerciale deve quindi essere a conoscenza anche come abbiamo detto prima di tutte le mansioni che un capo deve svolgere e sapere. Quindi la conoscenza è il passo più importante per quanto riguarda la gestione di un qualsiasi ufficio commerciale. Un'altra cosa molto importante è che una volta che ci viene assegnato questo lavoro dobbiamo essere consapevoli che potremmo essere in un certo senso utili in tutte le mansioni di un ufficio o di un'azienda.

Altra competenza fondamentale come abbiamo detto, è quella di fidelizzare il cliente, instaurare un rapporto non solo professionale ma anche umano. Nel momento in cui ci relazioniamo oltre a rappresentare l'azienda per la quale lavoriamo, dobbiamo lasciare un segno personale, fare in modo che chi sta parlando con noi conservi un buon ricordo dell'incontro. Molto importante è anche il far crescere un qualcosa tra noi che gestiamo quella mansione e il cliente stesso che tende a chiedere aiuto o a comprare un bene. Infatti, l'instaurazione di un rapporto con un cliente deve essere fatto nel migliore dei modi ma soprattutto con tanta gentilezza da parte nostra.

Una volta acquisito un cliente, dunque, sarà inserito in una banca dati che aggiornata periodicamente, dove oltre ai suoi dati anagrafici, avremo la cronologia del rapporto con l'azienda dal punto di vista commerciale e contabile. La banca dati tende ad essere un vero e proprio archivio dove andranno a comparire tutti quei dati di quel cliente che è in un certo senso diventato "Sponsor" dell'azienda ovvero colui che compra presso quella determinata azienda.

Il lavoro dell' ufficio commerciale continua nel back office, si dovrà infatti interfacciare con gli altri settori aziendali, quali la produzione, l'ufficio amministrativo e la direzione, garantendo un rendiconto verificabile del proprio lavoro stilando delle statistiche delle vendite rapportabili con quelle degli anni precedenti. Come abbiamo detto il lavoro dell'ufficio commerciale continua anche quando non si è presenti di persona all'interno di un'azienda me è possibile lavorare anche online ovvero dietro ufficio ma anche quando si torna a casa dopo le ore di lavoro svolte in ufficio.

Possiamo affermare che quello dell'ufficio commerciale è un ruolo realmente importante e delicato, che richiede competenze tecniche, conoscenza del prodotto e ma in primo luogo capacità relazionali. Quindi possiamo affermare che questo è il ruolo più importante all'interno di un'azienda e possiamo dire che ogni passo falso che tendiamo a fare verrà visualizzato all'interno del complesso del lavoro.

• L'ufficio commerciale

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