Come gestire un ufficio commerciale

L'ufficio commerciale all'interno di un' azienda assume un ruolo sempre più importante e in crescita. Subentra nell'organizzazione aziendale a supporto, o in sostituzione, di quella che era la figura del venditore, il quale si relazionava personalmente con il singolo cliente. Oggi l'ufficio commerciale, detto anche ufficio vendite, ha ampliato le sue mansioni e le competenze, affinando le tecniche di vendita. In pochi passi vi mostreremo quali sono gli aspetti fondamentali da conoscere per gestire un ufficio commerciale efficiente.

• Empatia e capacità relazionali

L'ufficio commerciale ricopre numerose mansioni la maggior parte delle quali sono finalizzate alla vendita. La conoscenza del prodotto o del servizio che stiamo proponendo sono requisti fondamentali affinché la nostra proposta commerciale possa andare in porto. Partendo da questo presupposto, gli obiettivi principali di un ufficio commerciale sono l'acquisizione continua di nuovi clienti e la loro fidelizzazione. Esistono diversi modi per presentare il prodotto o il servizio proposto, attraverso cataloghi o presentazioni, contattando telefonicamente o via fax i potenziali clienti, inviando una lettera di presentazione, magari allegata ad un catalogo di servizi o prodotti offerti, o infine tramite mail. L'approccio con il cliente non deve mai essere invadente o insistente, la capacità deve essere proprio nel far scattare la curiosità al nostro interlocutore. È importante ricordare che la prima impressione che daremo potrà condizionare tutto l'evolversi della trattativa commerciale.

Altra competenza fondamentale come abbiamo detto, è quella di fidelizzare il cliente, instaurare un rapporto non solo professionale ma anche umano. Nel momento in cui ci relazioniamo oltre a rappresentare l'azienda per la quale lavoriamo, dobbiamo lasciare un segno personale, fare in modo che chi sta parlando con noi conservi un buon ricordo dell'incontro.

Una volta acquisito un cliente, dunque, sarà inserito in una banca dati che aggiornata periodicamente, dove oltre ai suoi dati anagrafici, avremo la cronologia del rapporto con l'azienda dal punto di vista commerciale e contabile.

Il lavoro dell' ufficio commerciale continua nel back office, si dovrà infatti interfacciare con gli altri settori aziendali, quali la produzione, l'ufficio amministrativo e la direzione, garantendo un rendiconto verificabile del proprio lavoro stilando delle statistiche delle vendite rapportabili con quelle degli anni precedenti.

Possiamo affermare che quello dell'ufficio commerciale è un ruolo realmente importante e delicato, che richiede competenze tecniche, conoscenza del prodotto e ma in primo luogo capacità relazionali.