Come gestire un database fornitori con excel

Excel è un programma della Microsoft, molto utilizzato nei nostri tempi per gestire con estrema efficacia fogli elettronici di calcolo. Excel si adatta particolarmente bene alla gestione di archivi di dati, come dimostrato dalla sua schermata iniziale, dotata di righe e colonne: un eccellente mezzo per rappresentare un database. Un archivio, infatti, lo si può interpretare semplicemente come una collezione di informazioni rappresentate da una successione di coppie di dati: la descrizione del dato e il corrispondente suo valore. In questa guida, si prenderà in considerazione, più precisamente, la gestione di un database con Excel, facendo riferimento ad un caso concreto: un database di fornitori.

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Nel caso del database di fornitori si può ipotizzare la seguente struttura elementare: nome del fornitore, indirizzo, città di appartenenza, partita IVA, categoria merceologica, numero della fattura che ha emesso e totale di questa fattura, corrispondente al debito. Si inizia, quindi, la predisposizione su Excel delle informazioni descritte in precedenza. Aprendo l'applicazione e ci si trova davanti ad un foglio elettronico sostanzialmente vuoto. Nella prima riga dello schema si Inizierà ad inserire tutte le tipologie di informazioni relative ai fornitori, e quindi: "Fornitore", "Indirizzo" , "Città_appartenenza", "Partita_iva", "Categoria_merceologica", "Numero_fattura", e, infine, "Totale_fattura".

In modo tale da non confondersi visualmente tra campi e i dati dei record, si consiglia di evedidenziare in grassetto e aggiungere un colore di riempimento (es. Grigio chiaro) ai campi che sono già inseriti nella prima riga cioè: "Fornitore", "Indirizzo" , "Città_appartenenza", "Partita_iva", "Categoria_merceologica", "Numero_fattura" e, infine, "Totale_fattura". E se si vuole, perché no, dato che siamo nella piattaforma excel potremmo anche aggiungere dei bordi alle caselle. Quindi:1) Evidenziare in grassetto: Passaggio molto semplice, evidenziare le celle o campi interessati e cliccare su "G" che troverete nella barra degli strumenti di excel.2) Aggiungere colore di riempimento: evidenziare le celle o campi interessati e cliccare nel pulsante raffiguarto un secchio di vernice, sempre presente nella "Home". Quindi scegliere il colore interessato ed è fatta.3) Aggiungere bordi: Evidenziate le celle interessate e cliccare con il tasto destro, dopodiché proseguire con "Formato celle" - "Bordo" - impostate lo stile, il colore e il tipo di bordo che più vi piace e il gioco è fatto. Prima di iniziare a riempire potremmo gestire anche la tipologia di caselle per esempio quella del totale fatturato predisponendolo come valuta quindi selezionando dall'inizio della prima riga (record) fino in giù, cliccare con il tasto destro sulle celle selezionate / Formato celle /Numero /Valuta/OK.

Dopo questo passaggio andranno inserite le informazioni reali di ogni singolo fornitore. Ad esempio "ROSSI, V. CALVANESE 4, FIRENZE, 11223344556, CANCELLERIA ED ACCESSORI UFFICIO, 1, 15000," seguito dal fornitore "VERDI, V. GARIBALDI 51, BOLOGNA, 22334455667, MACCHINE PER UFFICIO, 14, 12000", il fornitore "F. LLI ICARO, V. GIOTTO 176, VERONA, 33445566778, ABBIGLIAMENTO ED ACCESSORI DEL PERSONALE, 22, 1600 e così via. I dati di ogni fornitore andranno ovviamente inseriti in una riga (record) diversa del foglio di calcolo / database.

Per fare il totale dei tuo debiti nei confronti dell'insieme complessivo dei fornitori ci si dovrà posizionare sulla colonna "Totale_fattura", nella riga che segue l'elenco dei fornitori e scrivendo sulla casella "=" compariranno tutte le funzioni principali di excel, quindi selezionare "SOMMA", non dimenticando di selezionare poi le celle corrispondenti dei fornitori stessi. Quando si preme "Invio" si ottieni immediatamente il risultato della somma desiderata. Se invece occorrerà fare una ricerca di qualche tipo sul nuovo database, si dovrà selezionare in Excel il menu "Trova", digitando l'informazione da ricercare, ad esempio la città FIRENZE, per trovare tutti i fornitori che risiedono in quella città specifica. Excel diventerà quindi un modo facile e preciso per gestire un database, anche voluminoso, di fornitori.

Infine salvare il progetto affinche possa essere utilizzato nuovamente. FILE/SALVA CON NOME/SALVA

Alla fine di questa guida troverete riportato in dettaglio un video caricato su YouTube che vi permetterà di capire dettagliatamente i vari passaggi.

https://m.youtube.com/watch?v=TDXyGw1sayw

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