Come gestire un database fornitori con excel

Excel è un programma della Microsoft, molto utilizzato nei nostri tempi per gestire con estrema efficacia fogli elettronici di calcolo. Excel si adatta particolarmente bene alla gestione di archivi di dati, come dimostrato dalla sua schermata iniziale, dotata di righe e colonne: un eccellente mezzo per rappresentare un database. Un archivio, infatti, lo si può interpretare semplicemente come una collezione di informazioni rappresentate da una successione di coppie di dati: la descrizione del dato e il corrispondente suo valore. In questa guida, si prenderà in considerazione, più precisamente, la gestione di un database con Excel, facendo riferimento ad un caso concreto: un database di fornitori. Oggi, in questa guida come da titolo vedremo come gestire un database fornitori con excel. Ovviamente tendiamo a dire che questa guida è valida soltanto per questo tipo di programma di calcolo come excel ed è valida soltanto per un database fornitori che tendiamo a creare da zero. Inoltre, questo database può essere preso d'esempio per la creazione di qualsiasi altro database. Vediamo di seguito maggiori informazioni e come fare.

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Nel caso del database di fornitori si può ipotizzare la seguente struttura elementare: nome del fornitore, indirizzo, città di appartenenza, partita IVA, categoria merceologica, numero della fattura che ha emesso e totale di questa fattura, corrispondente al debito. Si inizia, quindi, la predisposizione su Excel delle informazioni descritte in precedenza. Aprendo l'applicazione e ci si trova davanti ad un foglio elettronico sostanzialmente vuoto. Nella prima riga dello schema si Inizierà ad inserire tutte le tipologie di informazioni relative ai fornitori, e quindi: "Fornitore", "Indirizzo" , "Città_appartenenza", "Partita_iva", "Categoria_merceologica", "Numero_fattura", e, infine, "Totale_fattura". Come primo passo è molto importante identificare la struttura o meglio farsi un'idea della struttura da creare sul foglio di calcolo come excel. Ovviamente è molto importante la struttura e quindi consigliamo sempre di farla anche su un foglio di carta così da modificare a penna qualsiasi cosa e non direttamente sul programma e quindi durante la creazione del database.

In modo tale da non confondersi visualmente tra campi e i dati dei record, si consiglia di evedidenziare in grassetto e aggiungere un colore di riempimento (es. Grigio chiaro) ai campi che sono già inseriti nella prima riga cioè: "Fornitore", "Indirizzo" , "Città_appartenenza", "Partita_iva", "Categoria_merceologica", "Numero_fattura" e, infine, "Totale_fattura". E se si vuole, perché no, dato che siamo nella piattaforma excel potremmo anche aggiungere dei bordi alle caselle. Quindi:1) Evidenziare in grassetto: Passaggio molto semplice, evidenziare le celle o campi interessati e cliccare su "G" che troverete nella barra degli strumenti di excel.2) Aggiungere colore di riempimento: evidenziare le celle o campi interessati e cliccare nel pulsante raffiguarto un secchio di vernice, sempre presente nella "Home". Quindi scegliere il colore interessato ed è fatta.3) Aggiungere bordi: Evidenziate le celle interessate e cliccare con il tasto destro, dopodiché proseguire con "Formato celle" - "Bordo" - impostate lo stile, il colore e il tipo di bordo che più vi piace e il gioco è fatto. Prima di iniziare a riempire potremmo gestire anche la tipologia di caselle per esempio quella del totale fatturato predisponendolo come valuta quindi selezionando dall'inizio della prima riga (record) fino in giù, cliccare con il tasto destro sulle celle selezionate / Formato celle /Numero /Valuta/OK. Il passo successivo alla creazione della struttura è quello di dare un nome vero e proprio ad ogni campo della struttura dove poi andremo ad inserire i dati man mano che tendiamo ad avanzare con il database. I nomi all'interno dei campi dei record sono molto importanti visto che tramite i nomi sappiamo dove dobbiamo inserire i dati e soprattutto in quale campo.

Dopo questo passaggio andranno inserite le informazioni reali di ogni singolo fornitore. Ad esempio "ROSSI, V. CALVANESE 4, FIRENZE, 11223344556, CANCELLERIA ED ACCESSORI UFFICIO, 1, 15000," seguito dal fornitore "VERDI, V. GARIBALDI 51, BOLOGNA, 22334455667, MACCHINE PER UFFICIO, 14, 12000", il fornitore "F. LLI ICARO, V. GIOTTO 176, VERONA, 33445566778, ABBIGLIAMENTO ED ACCESSORI DEL PERSONALE, 22, 1600 e così via. I dati di ogni fornitore andranno ovviamente inseriti in una riga (record) diversa del foglio di calcolo / database. All'interno del database se viene fatto per uno scopo ben preciso ricordiamo di inserire subito i dati reali del fornitore o di qualsiasi altra persona così da non cambiare i nominativi ogni volta e così da vedere subito il risultato finale. Inoltre, questo database è un database modificabile nel senso che ogni tot può essere modificato dal creatore o da qualsiasi persona.

Per fare il totale dei tuo debiti nei confronti dell'insieme complessivo dei fornitori ci si dovrà posizionare sulla colonna "Totale_fattura", nella riga che segue l'elenco dei fornitori e scrivendo sulla casella "=" compariranno tutte le funzioni principali di excel, quindi selezionare "SOMMA", non dimenticando di selezionare poi le celle corrispondenti dei fornitori stessi. Quando si preme "Invio" si ottieni immediatamente il risultato della somma desiderata. Se invece occorrerà fare una ricerca di qualche tipo sul nuovo database, si dovrà selezionare in Excel il menu "Trova", digitando l'informazione da ricercare, ad esempio la città FIRENZE, per trovare tutti i fornitori che risiedono in quella città specifica. Excel diventerà quindi un modo facile e preciso per gestire un database, anche voluminoso, di fornitori. Per fare il totale di qualsiasi cifra come ad esempio debiti o guadagni ci sono delle piccole formule come abbiamo annunciato in questo passo e quindi tramite queste formule visto che stiamo creando un database all'interno di un foglio di calcolo possiamo arrivare subito al risultato senza fare conti con foglio e penna ma soltanto selezionare delle caselle.

Infine salvare il progetto affinche possa essere utilizzato nuovamente. FILE/SALVA CON NOME/SALVA.
Alla fine di questa guida troverete riportato in dettaglio un video caricato su YouTube che vi permetterà di capire dettagliatamente i vari passaggi.
Il salvataggio è molto importante visto che il database quando deve essere aggiornato lo possiamo trovare o tramite appunto il nome datogli oppure tramite il collegamento di dove abbiamo posizionato la cartella.
https://m.youtube.com/watch?v=TDXyGw1sayw

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