Come gestire un database clienti con excel

Tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

La guida che prenderemo in esame si porrà come obiettivo quello di spiegarvi in pochi passi come poter riuscire a gestire un database clienti attraverso l'utilizzo del programma excel. Possiamo immediatamente incominciare ad argomentare su questa tematica. Lo strumento è piuttosto semplice da utilizzare. È inutile star a discutere sulla fantastica importanza che ricopre una grande mole d'informazioni sulla propria clientela e su quanto questi dati, se utilizzati in maniera produttiva, possano far crescere gli affari, sia per le grandi imprese ma anche per le più piccole. La semplificazione è un aspetto cardine. Andiamo quindi a sviluppare la gestione di un database di clienti attraverso lo strumento di excel.

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Il trattamento dei dati personali

Prima di tutto, dovrete andare ad indicare i vari dati da conservare, tramite la preparazione di una piccola nota di carattere informativo, dove darete la possibilità al cliente di dare il proprio consenso al trattamento dei suoi dati personali secondo le normative in vigore. Ora possiamo occuparci del database, ideandolo alle vostre esigenze. Per tale tutorial si userà Excel versione 2003, però le funzionalità utilizzate sono valide anche per le successive versioni.

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Le informazioni dei clienti

Partendo dal contenuto che dovranno avere le colonne, bisognerà inserire al loro interno diversi titoli, che indicheranno il contenuto delle informazioni che porrete al loro interno. Le informazioni saranno relative ai clienti e dovranno contentere il loro nome, il loro cognome, l'indirizzo e-mail, la loro età, il sesso. Più informazioni riuscirete a inserire e più semplice sarà far uso della vostra banca dati. Vi consigliamo di utilizzare più colonne, ad esempio non utilizzando la stessa per provincia e città, però utilizzandone due separate per entrambi i dati. Nelle righe dovrete inserire quindi tutti gli elementi che vi corrispondono. Potrete cambiare l'aspetto selezionandone e premendo sulla voce che si chiama "Formato".

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I filtri di ricerca

Una volta che sarete arrivati fino a questo punto, potrete proseguire attraverso il formato che darete a tutte le colonne che avete composto. Avrete, tuttavia, la necessità di applicare una diversificazione rispetto ai contenuti di carattere numerico, a quelli di carattere alfabetico e quelli di altri tipi. Come interrogare il vostro database? Scopriamolo subito insieme. Cominciate selezionando per intero il vostro foglio, per poi proseguire tramite la casella denominata come "Dati". Proseguite successivamente tramite la casella "Filtro" e terminate con "Filtro automatico".
Arrivati a questo punto, avrete diversi metodi che potrete scegliere nell'interrogare al vostra banca dati, e la modalità che sceglierete dipenderà dalle vostre esigenze. Per farvi un semplicissimo esempio, potrete selezionare le caselle in base alla città, ed al tipo di ordine fatto dal cliente. Alternativamente, potrete ridurre al massimo la vostra ricerca unendo uno o più criteri, chiamati "AND", oppure potrete prevedere uno o più in alternativa, chiamata "OR. Ci sono diversi aspetti particolari che sono contenuti all'interno del menù a tendina, come: “diverso da” oppure “comincia con”. Queste diversificazioni particolari velocizzeranno ulteriormente la vostra ricerca.

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La gerarchia dei criteri di ricerca

Avrete la possibilità di stabilire una sorta di gerarchia tra i criteri di ricerca che preferite. Magari preferite prendere in considerazione il criterio di ricerca delle città, o magari preferite i cognomi. Potrete far utilizzo di Excel in maniera semplice e veloce, gestendo una grande quantità di dati con maggior semplicità: la vostra banca dati sarà esportabile facilmente, ed inoltre permetterà di realizzare grafici con le utility apposite. Inoltre, avrete l'opportunità di poter riuscire ad avere accesso a dei report dettagliati sulle vendite cliente per cliente o, in alternativa, prendendo in considerazione dei gruppi predefiniti di clienti. Il metodo d'utilizzo è piuttosto rapido, in quanto è intuitivo.
In ultima analisi, eccovi un link d'approfondimento che potrebbe interessarvi: https://www.pmi.it/tecnologia/software-e-web/approfondimenti/106206/creare-unanagrafica-clienti-excel.html.

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