Come gestire gli appuntamenti di lavoro

Tramite: O2O 29/05/2017
Difficoltà: facile
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Introduzione

L'organizzazione è tutto nella vita, a maggior ragione nell'ambito lavorativo. L'agenda fornisce un prezioso aiuto in questo, se utilizzata naturalmente nel modo giusto. Altrettanto importanti sono le doti personali quali l'elasticità, la memoria infallibile, l'intuito e la fermezza. Vi consiglierò come gestire gli appuntamenti di lavoro. Vediamo, quindi, come gestire al meglio e in maniera ottimale gli appuntamenti di lavoro. Potrete notare come un'oculata gestione degli appuntamenti possa ottimizzare i vostri tempi di lavoro.

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Occorrente

  • Agenda
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Obbiettivo

Il primo passo da fare è la definizione dell'obiettivo da raggiungere in un dato periodo. Mai fare progetti a lungo termine. Per cui è consigliabile organizzare il proprio lavoro e quindi gli appuntamenti, entro massimo i successivi 10 giorni. In caso contrario, al verificarsi di un qualsiasi imprevisto, potrebbe saltare l'intera programmazione. Non fissate colloqui per l'intera settimana, potreste accumulare un carico eccessivo di lavoro che limiterà le incombenze del periodo successivo. Alternate i clienti a seconda delle loro esigenze.

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Impegni personali

Conciliate gli appuntamenti di lavoro con gli impegni personali. In modo tale che, nel caso di sopraggiunte problematiche familiari, sarete in grado di gestire al meglio entrambe le cose.
Nel programmare la vostra attività, venite incontro alle esigenze dei clienti. Alternate quindi la mattina con il pomeriggio. Siate elastici, ma allo stesso tempo proponete poche possibilità di scelta, indicando non più di due orari e due diverse date.

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Iter

Durante l'appuntamento seguite un iter prefissato, in modo tale che il colloquio non vada oltre la tematica fissata, con conseguente dilatazione dei tempi a disposizione. Nel fissare gli incontri, tenete sempre conto di eventuali ritardi e contrattempi. Così facendo eviterete che l'appuntamento successivo abbia una durata inadeguata. Fatevi sempre lasciare un numero di cellulare. In modo tale da poter rinviare l'incontro in caso di eventuali contrattempi. Tenete conto dei ritardi dovuti alle difficoltà di parcheggio o dovuti al traffico. Specie se il luogo dell'appuntamento è in centro città, luogo solitamente più soggetto alla congestione del traffico. Mai fissare appuntamenti uno a ridosso dell'altro. Al colloquio, il fascicolo o il materiale informativo relativo a quell'affare e/o pratica, deve essere già sul tavolo e pronto all'uso. Con le copie pronte nel caso in cui si debba consegnare del materiale informativo.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se il cliente vi chiede un incontro successivo a breve termine e solo per piccoli chiarimenti, dategli il vostro cellulare di lavoro indicando, magari, l'orario per detto colloquio
  • Mai fissare in un'unica giornata incontri che richiedono un notevole dispendio di tempo e di forze
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