Come gestire ed ordinare le scadenze mensili

Uno dei problemi gestionali che deve affrontare un'azienda di piccole o medie dimensioni sono i pagamenti. Soprattutto quando questi sono in modalità dilazionata, ad esempio a quote di 30-60-90 giorni, è indispensabile organizzare un rendiconto delle spese da sostenere, in modo da non avere spiacevoli sorprese a fine mese oppure di dimenticarsi di pagare qualche fattura ai fornitori. In questa guida, passo dopo passo, darò tutte le indicazioni utili su come gestire ed ordinare nel migliore dei modi le scadenze mensili.

• Archivio cartaceo o digitale

La prima cosa da fare per gestire ed ordinare le scadenze mensili è quella di creare un archivio suddiviso per anno e per fornitori. All'archivio si accompagna un libro delle fatture, anche questo organizzato o in ordine cronologico a seconda della data della fattura, oppure per fornitore. Per ogni fattura da registrare il documento deve contenere alcune informazioni essenziali quali un numero progressivo, la data di emissione, la data di pagamento, l'importo e un congruo spazio per inserire eventuali note che potrebbero esserci utili in seguito. Questo tipo di documento, che non ha nessuna valenza fiscale, può essere o in formato cartaceo, oppure in formato digitale, costruendo la tabella in uno dei tanti programmi di calcolo, come ad esempio Excel. Questo primo documento permette di avere un quadro generale per gestire ed ordinare ogni singola fattura, ma quello di cui si ha effettivamente bisogno è di uno strumento consuntivo che ci permetta di ricordare i pagamenti.

Quando si va a creare un archivio delle scadenze, è possibile ricorrere anche all'utilizzo del doppio scomparto. Da un lato andranno inseriti tutti i pagamenti prossimi alla scadenza, ad esempio le fatture. Dall'altro lato invece andranno messe tutte le ricevute dei vari pagamenti già effettuati. Per rendere il tutto ancora più facile, all'interno dell'ufficio si può individuare un apposito cassetto non utilizzato, oppure apposite scatole e destinare il tutto a tale funzione. Ricordarsi che, dopo aver effettuato ciascun pagamento, le relative ricevute, secondo quanto stabilito dalla legge, andranno conservate per un determinato periodo di tempo, il quale è variabile a seconda del termine di prescrizione al quale sono collegati determinati diritti. Posizionare l'archivio a doppio scomparto in un luogo dell'ufficio ben visibile e sempre a portata di mano in caso di necessità.

In caso di poca dimestichezza con la tecnologia, è possibile ricorrere al vecchio metodo del calendario o dell'agenda; appuntare in una determinata data anche solo il numero progressivo del nostro archivio, potrebbe essere un buon metodo per non saltare il pagamento. Se invece si è molto pratici con i software di calcolo, la miglior cosa da fare è quella creare una tabella a quattro colonne dove si andrà a mettere: numero progressivo nell'intestazione della prima, fornitore nella seconda, scadenza del pagamento nella terza e totale nella quarta. La presente tabella potrà essere o stampata e compilata a mano di volta in volta, oppure aggiornata in formato digitale, con tutti i vantaggi che fornisce il programma. Ricordarsi di monitorare i vari pagamenti con cadenza settimanale.

Se invece si è intenzionati a gestire ed ordinare le scadenze mensili in ogni momento, è possibile allora organizzare eventi, appuntamenti e pagamenti in una delle numerose applicazioni per tablet o smartphone presenti nella rete e che si possono scaricare in poco tempo. Questa metodologia, la quale è molto utile per i più tecnologici, ma anche per i più smemorati, consente di essere avvisati dallo strumento all'avvicinarsi della scadenza a seconda delle impostazioni che si sono fornite.

• Per una miglior gestione si consiglia l'uso di archivi e tabelle digitali.

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