La prima cosa da fare per gestire ed ordinare le scadenze mensili è quella di creare un archivio suddiviso per anno e per fornitori. All'archivio si accompagna un libro delle fatture, anche questo organizzato o in ordine cronologico a seconda della data della fattura, oppure per fornitore. Per ogni fattura da registrare il documento deve contenere alcune informazioni essenziali quali un numero progressivo, la data di emissione, la data di pagamento, l'importo e un congruo spazio per inserire eventuali note che potrebbero esserci utili in seguito. Questo tipo di documento, che non ha nessuna valenza fiscale, può essere o in formato cartaceo, oppure in formato digitale, costruendo la tabella in uno dei tanti programmi di calcolo, come ad esempio Excel.