Come gestire ed ordinare le scadenze mensili

Uno dei problemi gestionali che deve affrontare una piccola - media azienda sono i pagamenti. Soprattutto quando questi sono in modalità dilazionata, ad esempio a quote di 30-60-90 giorni, è indispensabile un rendiconto delle spese da sostenere, in modo da non avere spiacevoli sorprese a fine mese oppure di dimenticarci di pagare qualche fattura.
Vediamo dunque, con questa guida, come gestire ed ordinare le scadenze mensili.

• Archivio cartaceo o digitale

La prima cosa da fare per gestire ed ordinare le scadenze mensili è quella di creare un archivio suddiviso per anno e per fornitori. All'archivio si accompagna un libro delle fatture, anche questo organizzato o in ordine cronologico a seconda della data della fattura, oppure per fornitore. Per ogni fattura da registrare il documento deve contenere alcune informazioni essenziali quali un numero progressivo, la data di emissione, la data di pagamento, l'importo e un congruo spazio per inserire eventuali note che potrebbero esserci utili in seguito. Questo tipo di documento, che non ha nessuna valenza fiscale, può essere o in formato cartaceo, oppure in formato digitale, costruendo la tabella in uno dei tanti programmi di calcolo, come ad esempio Excel.

Questo primo documento ci permette di avere un quadro generale per gestire ed ordinare ogni singola fattura, ma quello di cui abbiamo bisogno è di uno strumento consuntivo che ci permetta di ricordarci i pagamenti. Se siamo poco tecnologici possiamo ricorrere al vecchio metodo del calendario o dell'agenda; appuntare in una determinata data anche solo il numero progressivo del nostro archivio, potrebbe essere un buon metodo per non saltare il pagamento. Se invece abbiamo dimestichezza con i software di calcolo possiamo creare una tabella a quattro colonne dove metteremo: numero progressivo nell'intestazione della prima, fornitore nella seconda, scadenza del pagamento nella terza e totale nella quarta. La presente tabella potrà essere o stampata e compilata a mano di volta in volta, oppure aggiornata in formato digitale, con tutti i vantaggi che fornisce il programma.

Se invece vogliamo gestire ed ordinare le scadenze mensili in ogni momento, possiamo organizzare eventi, appuntamenti e pagamenti in una delle numerose applicazioni per tablet o smartphone presenti nella rete. Questa metodologia per i più tecnologici ma anche per i più smemorati, ci permette di essere avvisati dallo strumento all'avvicinarsi della scadenza a seconda delle impostazioni che noi abbiamo fornito.

• Per una miglior gestione si consiglia l'uso di archivi e tabelle digitali.

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