Come fatturare un rimborso spese

Raggiungete i vostri clienti in auto con i mezzi o con la vostra auto? Spesso pernottate e mangiate fuori casa? La cancelleria è il vostro "pane quotidiano"? Che siate dipendenti o liberi professionisti, ogni giorno, per lavoro, affrontate delle spese che vi consentono di svolgere le vostre mansioni! Certamente fate parte di una categoria che ha diritto di presentare una nota spese ovvero fatturare un rimborso spese, vediamo come.

È importante che conosciate bene la categoria a cui appartenete per sapere quali siano i vostri diritti, ovvero quali spese siano rimborsabili e quali no. Ogni contratto impone dei limiti, cioè delle determinate tipologie ed importi, fissati dalla legge o dall'accordo stesso tra le parti.
Vediamo di seguito cosa serve e in che modo formulare la richiesta di rimborso.

Innanzitutto occorre precisare che mantenere ordinata la propria contabilità, conservando fatture e scontrini delle varie spese sostenute, organizzandole per date di emissione, importi e tipologie, vi sarà utile nella compilazione di moduli prestampati (forniti dalle aziende nel caso di lavoratori dipendenti) ai quali dovrete allegarne l'originale avendo l'accortezza di conservarne una copia.

Una volta compilata la vostra "nota", presentatela all'ufficio competente che la prenderà in carico e la analizzerà per valutare se rimborsare o meno l'importo complessivo. È chiaro che una parte delle spese sostenute sono rimborsabili a prescindere dalla suddetta analisi, che verterà prevalentemente sulle eccedenze e le cosiddette spese "atipiche", che dovranno essere correttamente ed adeguatamente motivate e questo sarà vostro compito e soprattutto interesse.

Nel caso in cui siate liberi professionisti o titolari di partita IVA, le spese per voi rimborsabili sono tassativamente stabilite dalla legge, quindi vi consigliamo di conservare fatture, scontrini e quant'altro, sempre in maniera ordinata, e rivolgersi ad un professionista che segua la vostra contabilità, evitando così di incorrere in errori che nel migliore dei casi potrebbero farvi perdere il vostro diritto al rimborso.

Alcuni parametri, come ad esempio le tariffe per il rimborso del carburante, sono stabiliti da appositi enti od organi, e spesso vengono modificati per adeguarli ai costi in crescita o diminuzione delle risorse o delle materie prime. Proprio per queste "oscillazioni", per evitare di incorrere in soprese, bisogna essere sempre aggiornati e vigili!

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