Come fare un planning delle attività
Introduzione
Gli imprenditori sanno che la produttività è migliorata con l'efficienza dei dipendenti, per cui è importante imparare a pianificare ed organizzare le proprie attività di lavoro impostando le routine, fornendo indicazioni su come stabilire le priorità delle attività quotidiane e affrontare potenziali ostacoli. Quando vengono organizzate le giornate, si spende meno tempo nel cercare di capire qual è il prossimo compito da svolgere. Il risultato finale è maggiore efficienza e maggiore produttività. Vediamo allora come fare un planning delle attività.
Occorrente
- Agenda
- Calendario di Google
Impostare attività prioritarie e di sequenza
Ci possono essere compiti che devono essere eseguiti in una sequenza specifica o tutti insieme. Ad esempio, potrebbe essere necessaria una serie di azioni per aprire l'ufficio, dal disinserimento dell'allarme alla verifica dei messaggi di posta elettronica. Bisogna esaminare l'intero elenco di attività e raggrupparle le azioni correlate.
Una volta che abbiamo gli elenchi raggruppati, dobbiamo stabilire le attività prioritarie; quindi riscriviamo ogni elenco raggruppato in base all'ordine di priorità. Per fare ciò possiamo utilizzare una semplice agenda o il calendario di Google.
Impostare orari realistici
Ci sono alcune attività raggruppate che devono essere eseguite in momenti specifici della giornata. Ad esempio, le attività di apertura e chiusura dell'ufficio non possono essere eseguite a metà giornata; tuttavia, altri compiti hanno una certa flessibilità di orario.
Pertanto è importante suddividere la giornata in sezioni per stabilire una routine; ad esempio, la prima parte della giornata potrebbe essere dedicata a rispondere alle e-mail, la seconda parte alle attività relative alle vendite, mentre le ore successive al pranzo possono essere riservate alle riunioni dei clienti. In ogni caso, bisogna pensare al momento migliore per svolgere ogni attività.
Eliminare potenziali distrazioni
Ci sono così tante potenziali distrazioni nella giornata lavorativa di ognuno. Smartphone, chat, social network e navigazione in Internet sono delle enormi distrazioni, ma non sono le uniche che possono interrompere e compromettere le attività lavorative. Anche le pause caffè eccessive e le conversazioni con i colleghi riducono notevolmente la produttività aziendale. Quindi è opportuno impostare bene i tempi di pausa e tenere lontani tutti i dispositivi che potrebbero distrarre dal completamento delle attività. Alcune persone disattivano persino le notifiche delle e-mail, impostando orari specifici per leggerle e rispondere.