come disegnare un diagramma del flusso di lavoro nella tua ditta

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

In questo articolo vogliamo aiutare te e tutti i nostri lettori a capire come poter disegnare un diagramma del flusso di lavoro, nella tua ditta. Iniziamo subito con il dire che un diagramma del flusso di lavoro è uno schema che mostra come si divide il lavoro in ufficio, come si sposta tra le persone o i semestri, come si distribuisce nel tempo e come i cambiamenti del lavoro completato corrispondono ai tempi stimati. Impariamo subito come creare un diagramma del flusso di lavoro, per assicurare un ritmo accettabile ed anche un risultato lodevole nella nostra impresa. Vediamo insieme come fare.

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Occorrente

  • conoscenze di base
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La prima cosa che dobbiamo sapere è che il diagramma di flusso può essere sicuramente disegnato da destra a sinistra, ma in realtà il metodo più pratico è dall'alto verso il basso per poi essere facilmente convertito in un diagramma di flusso dispiegato.

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Accanto alla lista degli impiegati o dei dipartimenti, facciamo anche un'altra con i diversi compiti specificando a chi sono attribuiti: a fianco a ciascun compito, stimiamo la quantità di tempo che riteniamo più adeguato per realizzarlo. Un'ora, due ore, trenta ore alla settimana. Almeno una volta alla settimana effettuiamo un seguimento ai dipendenti e, in base al tempo che ognuno ci mette per elaborare il proprio compito, andiamo aggiornando il diagramma.

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Se abbiamo una grande ditta, avremo di certo bisogno della collaborazione di altre persone per registrare, tutti i dati pertinenti come la quantità di tempo reale impiegata, per portare a termine il compito assegnato o osservazioni durante il processo.

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Redigiamo un altro grafico con la quantità di tempo che noi consideriamo appropriato per ciascun lavoro e poi paragoniamoli, così potremo vedere se il flusso di lavoro è adeguato. Realizziamo anche un grafico con tutti i compiti a realizzare nella nostra ditta fino al più piccolo, segnalando a fianco a ciascuno le ore diarie o settimanali che ci si dedicano in base alla natura stessa del compito e al luogo dove si svolge.

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Collochiamo, a questo punto, una barra su ogni compito perché misuri il numero di ore dedicatevi: in questo modo, sapremo precisamente quali stanno richiedendo più tempo. Schematizziamo ogni fase o decisione nella figura stessa. Continuiamo anche con il seguimento, durante tutto il processo ed elaboriamo per bene tutti grafici del tempo e flusso di lavoro sull'impegno dei tuoi dipendenti, identificando i cambiamenti che si riferiscono al tempo dedicato a ciascun lavoro ed anche alla quantità di sforzo, applicata per realizzarlo.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • disegna i diagrammi di flusso nel modo più semplice possibile
  • genera domande obiettive
  • coinvolgi tutti i rappresentanti delle funzioni del progetto
  • focalizzati su chi è il cliente
  • rappresenta verticalmente le attività svolte da una stessa funzione
  • rappresenta orizzontalmente le attività che si muovono da una funzione all'altra

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