Come Costruire Un Diagramma Di Gantt

Gli iscritti alla facoltà universitaria di Economia devono affrontare o possono scegliere di fare il corso di Management. Fra gli argomenti che vengono trattati durante le lezioni rientra sicuramente quello relativo alla figura del Project Manager. Si tratta di un professionista che ha la funzione di occuparsi di tutto quello che riguarda i progetti aziendali, dal loro inizio fino alla loro chiusura. Affinché vengano determinati i tempi di ogni fase del progetto specifico, l'ingegnere americano Henry Laurence Gantt ha realizzato una tipologia di programma funzionale. Quest'ultima si chiama precisamente diagramma di Gantt e venne creata nell'anno 1917. Risultando uno degli strumenti adoperati dal responsabile di progetto nella fase di Project Management, è assolutamente importante definire la struttura di un cronoprogetto. All'interno del presente tutorial vediamo quindi come costruire un diagramma di Gantt tramite Microsoft Word o Microsoft Excel. Questo secondo programma informatico fornisce una gestione migliore del progetto, anche se la realizzazione diventa più complessa. I passaggi essenziali sono la raccolta delle informazioni sul progetto, la definizione degli obiettivi finali, la determinazione della sequenza temporale di ciascun processo, l'identificazione di relazioni tra le fasi e l'indicazione dei punti strategici (detti milestones).

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Come già spiegato nell'introduzione, il diagramma di Gannt risulta veramente funzionale per descrivere l'arco temporale delle attività relative ad un determinato progetto. Di conseguenza si tratta di un vero cronoprogramma, il quale permette di rappresentare graficamente delle scadenze di inizio e fine attività. L'ideazione dello schema grafico non risulta eccessivamente difficile, mentre la complessità aumenta quando la rappresentazione grafica va realizzata al personal computer. Il diagramma di Gantt è formato da un asse orizzontale ed un asse verticale. Il primo serve ad indicare il tempo composto da fasi incrementali, ossia aventi una durata man mano superiore. La persistenza dell'intero progetto andrà dunque rappresentata sull'asse orizzontale. Il secondo contiene le varie attività da fare nel corso di tutto il progetto, rappresentate mediante delle barre orizzontali colorate. In funzione della loro altezza e lunghezza, è possibile conoscere a quale attività ci si riferisce e quanto essa durerà esattamente nell'arco dell'intero progetto. Una volta appreso come va formato il diagramma di Gantt, si può illustrare la modalità di creazione tramite Microsoft Word.

Il passaggio successivo rispetto alla conoscenza della composizione del diagramma di Gantt consiste quindi nella propria realizzazione con il PC. La maniera più funzionale ma poco efficiente risulta quella di formare due tabelle attraverso Microsoft Word. Una dovrà avere soltanto tre colonne riguardanti la data di inizio, i giorni di svolgimento delle attività e la data di fine programma. L'altra dovrà venire prodotto in concomitanza del progetto. Se quest'ultimo ha una durata pari ad una settimana, occorre mettere 7 caselle per i giorni settimanali. Quando il progetto dura un anno, è necessario fare 12 caselle per i mesi dell'anno. Il numero di righe per entrambe le tabelle corrisponde, in quanto riguardano le attività da sostenere. Qualora il progetto abbia 10 fasi operative, bisogna avere 10 righe nelle due tabelle. Successivamente vanno evidenziate le colonne della seconda tabella, mediante lo strumento evidenziatore di Microsoft Word. Questa sottolineatura andrà fatta in base alla persistenza dell'attività. A questo punto il diagramma di Gantt risulta perfettamente costruito a livello digitale. Vediamo adesso come procedere esattamente quando si ricorre a Microsoft Excel.

Il diagramma di Gantt si può quindi costruire tramite il famoso Microsoft Excel. Innanzitutto creare la tabella formata da quattro colonne (attività, data di inizio, durata e data di fine) e tante righe quante sono tutte le fasi operative del progetto. Selezionata l'intera tabella, recarsi nella sezione Home. Qui va premuta la dicitura "Formatta come tabella" ed indicato lo stile preferito (chiaro, medio o scuro). Confermare la formattazione tramite "Ok" ed evidenziare la colonna della data di inizio. Andare nel campo Inserisci e realizzare il grafico a barre 2D in pila. Selezionare la colonna della durata dalla seconda riga, copiarla ed incollarla nel grafico. Dopodiché premere il tasto destro sull'asse orizzontale del diagramma di Gantt ed azionare la voce "Seleziona dati". Fare click su "Modifica" in "Etichette asse orizzontale (categoria)" e specificare le celle relative alla colonna delle attività. Il nuovo grafico conterrà le varie attività posizionate in ordine contrario rispetto a quanto desiderato. Per il loro ordinamento, evidenziare l'asse verticale e mettere la spunta in "Categorie in ordine inverso" dall'opzione "Formato asse". Adesso premere il tasto destro sulle barre di colore blu e scegliere la voce "Formato serie di dati". Non rimane che mettere la spunta in "Nessun Riempimento" dalla sezione "Riempimento" ed in "Nessuna linea" dalla sezione "Colore bordo".

• Per una maggiore comprensione sull'impiego di Microsoft Excel, è preferibile leggere il tutorial "Creare un diagramma di Gantt con Excel velocemente".
• Si può ricorrere anche al sito web ufficiale di Canvas: a tal proposito, basterà consultare il link "https://www.canva.com/it_it/diagramma/diagramma-di-gantt/".
• Inserire anche le attività più semplici: così facendo si avrà una visione migliore del programma, i lavori verranno ricordati più facilmente e si potrà diventare maggiormente efficienti nella produzione.

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