Come convocare una riunione di lavoro

Se abbiamo da poco aperto un'azienda tutta nostra oppure l'abbiamo ereditata, per riuscire ad amministrarla nel migliore dei modi è necessario conoscere tutti quanti i compiti che si dovranno esplicare, in modo tale da evitare qualsiasi genere di problema. Se non siamo molto esperti, una buona idea è quella di provare a consultare le varie guide presenti su internet, le quali sicuramente ci forniranno alcuni semplici consigli per imparare, gradualmente, ad amministrare la propria attività. Occorre tuttavia ricordarsi che prima di mettere in atto i consigli riportati su internet, è necessario chiedere il parere di un esperto per essere sempre sicuri che le decisioni da prendere siano corrette. Nei passi successivi di quest semplice ed esauriente guida, in particolare, vedremo come fare per riuscire a convocare correttamente una riunione di lavoro.

• Programma della riunione

Prima di convocare una qualsiasi riunione è necessario stabilire il luogo e la data in cui si terrà la medesima, informando i propri impiegati con almeno due o tre settimane di anticipo. In questa maniera, infatti, daremo anche a loro il tempo di organizzarsi e di liberarsi dagli eventuali impegni il giorno che decidiamo di tenere la riunione. A tal fine risulta essere particolarmente utile mettere dei fogli sopra una bacheca, come potrebbe essere, ad esempio, la bacheca presente in sala mensa oppure nel posto in cui generalmente si appendono i moduli con le comunicazioni più importanti.

A seguire, occorre anche decidere la durata della riunione. Una riunione, infatti, deve rispettare i tempi ed evitare di protrarsi per più tempo rispetto a quello che è stato preventivamente indicato. È buona regola, tra l'altro, scrivere anche un documento su cui si andranno ad elencare i punti di cui si ha l'intenzione di trattare durante la propria riunione, in modo tale di renderli più comprensibili agli altri ed in maniera che i vari collaboratori possano scrivere le domande da porre durante la riunione, su un foglio di carta. È consigliabile lasciare sul modulo anche un numero di telefono su cui è possibile essere contattati, in modo tale che se qualche collaboratore non avesse ben compreso qualche contenuto inerente alla riunione, possa ricontattare il responsabile, nel più breve tempo possibile.

Successivamente una buona idea è quella di stilare un modulo con i nomi dei collaboratori, in modo tale da appuntarsi, immediatamente, l'elenco dei lavoratori presenti e quello dei presenti. È buona regola, inoltre, pagare il tempo di durata della riunione come se fossero normali ore lavorative. In questo modo, infatti, si incentiveranno i propri collaboratori a partecipare più attivamente alle varie discussioni. Nella sala nella quale verrà tenuta la riunione, è fondamentale mettere un adeguato numero di sedie e qualcosa da bere per tutti i collaboratori, come per esempio una piccola bottiglietta di acqua in corrispondenza di ogni sedia. Tenendo in considerazione questi semplici consigli che vi abbiamo forniti, siamo sicuri che riuscirete ad organizzare una riunione ben fatta, in cui dipendenti e collaboratori si sentano parte attiva del progetto aziendale.

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