Come controllare una fattura

La fattura rappresenta un documento fiscale obbligatorio che deve essere emesso dal venditore nel caso in cui sia il titolare di una partita Iva. Attraverso la fattura è possibile comprovare la cessione dei beni o l'esecuzione dei servizi che danno allo stesso venditore il diritto di riscuotere il pagamento dal compratore. Quando si compila una fattura, una operazione che viene effettuata generalmente su computer e si avvale di programmi appositi, è fondamentale riportare alcuni dati obbligatori. In questa guida, a tal proposito, vi spiegheremo come controllare una fattura per evitare che al suo interno siano presenti degli errori e delle omissioni che potrebbero portare a inevitabili sanzioni.

• Internet

Per prima cosa, la fattura immediata deve obbligatoriamente essere emessa entro le 24 ore successive al momento dal quale la merce viene spedita. La fattura deve sempre contenere degli elementi essenziali, che sono stabiliti dall'art.21 del decreto 633/72. In particolar modo, all'interno della fattura possono essere distinte due parti. La prima di queste viene definita "descrittiva", anche se in taluni casi può capitare che essa venga definita fattura "introduttiva". Per quanto riguarda invece, la seconda di queste, chiamata "tabellare" ma è meglio conosciuta con il nome di "corpo della fattura". Nella parte descrittiva sono sempre presenti tutti quei dati che consentono di individuare le sue singole parti. In linea di massima è molto importante controllare che siano sempre indicate tutte le opportune condizioni contrattuali. Chi esamina la fattura deve poter trovare i dati completi identificativi del venditore, ossia di chi emette la fattura stessa, rappresentati solitamente dalla ragione sociale (in caso di un'azienda), oppure dal cognome e nome se si tratta di un privato.Inoltre, deve essere presente anche il codice fiscale ed il numero della partita Iva. I dati del compratore richiesti sono i medesimi. Apriamo, a questo punto, una piccola parentesi sulla definizione di partita Iva. Questa sigla rappresenta un acronimo che sta per imposta sul valore aggiunto. In definitiva, essa è un'imposta, prevista in molti paesi dell'Unione Europea e non solo, che viene applicata sul valore aggiunto di ciascuna fase della produzione e dello scambio di beni e di servizi.

Nella parte descrittiva della fattura è presente lo spazio riservato alla data di emissione, nonché il numero della fattura, il quale sarà progressivo nell'ambito dell'anno solare. Devono anche essere sempre presenti le condizioni contrattuali, cioè il tipo di pagamento che viene concesso al cliente ed altri riferimenti relativi all'ordine eseguito da quest'ultimo. Passando alla parte tabellare, è necessario controllare che la fattura fornisca tutte le indicazioni in merito alla natura stessa, alla qualità ed alla quantità dei beni venduti, oppure dei servizi prestati. Devono essere indicati anche il prezzo unitario, nonché l'importo complessivo, oltre a tutti gli altri dati che consentiranno di determinare la base imponibile, sulla quale deve essere calcolata l'Iva. È buona regola, tra l'altro, ricordarsi che nel caso in cui il totale imponibile presenti dei valori decimali, l'importo dell'Iva deve essere arrotondato al centesimo di euro. Questa regola è ferrea nonostante negli ultimi cinque anni ci sia la tendenza ad essere molto più flessibili al riguardo.

Infine, si deve sempre controllare che la fattura riporti eventuali altri importi a carico del compratore che non rientrino nella base imponibile, dal momento che sono esenti oppure esclusi. Per concludere, nel documento deve anche comparire l'importo totale, comprensivo d'Iva. Il venditore può anche scegliere di emettere una fattura differita che, ad esempio, può comprendere le vendite effettuate in un certo arco di tempo ( di solito un mese solare) ad uno stesso compratore. In questo caso, tuttavia, è necessario controllare che lo stesso venditore emetta un documento di trasporto (abbreviato con l'acronimo D. D. T.) che consenta di identificare le varie parti. Nel caso della fattura differita, invece, all'interno della stessa devono essere indicati gli estremi della D. D. T. Per verificare la corretta emissione è possibile rivolgersi all'Agenzia delle Entrate, dove su richiesta si può stipulare una convenzione che permette di accedere alle fatture per consultarle. Purtroppo non è possibile consultare le fatture in modo automatizzato ma soltanto manualmente, sul portale delle fatture e corrispettivi.

Esiste un ulteriore controllo grazie al quale è possibile verificare se la fattura riporta tutti i dati corretti. Prima di tutto, per procedere è necessario scaricare il file in XML. Andando nella cartella dei documenti è possibile controllare la fatturazione elettronica e la sua conservazione nella cartella corrispondente. Con questa funzionalità di supporto sarete in grado di scoprire in tempi molto brevi se esistono problemi di natura gestionale. Il codice di errore in questo caso è 0200. La sintassi dell' XML si può aprire con qualunque editor. Qualche software talvolta genera pdf che non sono compatibili, ma in un caso di questo tipo la soluzione è semplice: basta soltanto usare un altro programma.

• La copia della fattura deve essere conservata per almeno dieci anni

• ecco come un privato può controllare la corretta emissione di una fattura

• Come si quietanza una fattura
• Come registrare una fattura di un professionista
• Come emettere fattura nel regime dei minimi