Come contabilizzare l'incasso delle ricevute bancarie

Tenere traccia di contanti, debiti e relative ricevute può essere difficile, soprattutto se si tratta di grandi azienda è un'attività tipica; per questo motivo, è utile raggruppare tutte queste transazioni in un unico registro contabilizzato. È possibile registrare le transazioni in contanti in diversi modi, a seconda della natura della propria attività. Con la presente guida ti presento gli aspetti contabili connessi all'operazione di incasso crediti mediante l'utilizzo delle ricevute bancarie, uno strumento molto utilizzato nella prassi commerciale. In particolare, ti spiego come contabilizzare in ciascuna delle due fattispecie con le quali gli istituti di credito procedono all'accredito delle somme, ovvero "salvo buon fine" e "al dopo incasso".

• Libro contabile
• Registro delle attività
• Calcolatrice

Le ricevute bancarie rappresentano uno strumento a disposizione delle aziende per procedere ad incassare crediti vantati nei confronti della clientela. Al momento della creazione della fattura attiva, può essere indicato come metodo di pagamento "Ri. Ba.".
Questo comporta che il cliente paghi direttamente alla banca alla scadenza.
La banca si occupa della riscossione del credito (che giuridicamente resta di proprietà dell'azienda) e può concedere:- o un'estensione del fido;- o un accredito di una percentuale delle fatture presentate (80% generalmente).

La banca può effettuare l'accredito secondo due differenti modalità: salvo buon fine e al dopo incasso. Nel primo caso, l'accredito avviene immediatamente, con riaddebito dell'importo in caso di mancato pagamento da parte del cliente (insoluto); l'accredito al dopo incasso avviene solamente al momento del pagamento della ricevuta bancaria. L'operazione di anticipo su ricevute salvo buon fine (sbf) presuppone l'apertura di un conto corrente apposito (conto Ri. Ba.) sul quale viene accreditato l'importo delle ricevute presentate, o come più spesso accade, una certa percentuale dello stesso (generalmente l'80%).
In sostanza, il predetto importo anticipato viene accreditato sul conto corrente ordinario in contropartita all'addebito del conto corrente Ri. Ba..
Seguono le scritture contabili che devi operare al momento della presentazione e incasso/non incasso della Ri. Ba.

Le scritture contabili che devi operare possono avvenire sia all'atto della presentazione delle ricevute bancarie, allorquando si deve effettuare la registrazione "crediti verso clienti al salvo buon fine" a "crediti verso clienti". In questo modo si capisce dalla contabilità quali sono le Ri. Ba. Presentate ancora da incassare (carico del portafoglio Ri. Ba.); sia al momento dell'accredito sul conto corrente dell'importo delle ricevute presentate, diminuito della percentuale di sconto (in ipotesi 20%). Quindi "banca x c/c" e "oneri bancari" a "c/c transitorio di sbf".

Il cliente può pagare alla scadenza nel momento della riscossione delle ricevute bancarie, e in tal caso si procede alla seguente registrazione: "c/c transitorio" e "banca x c/c" a "crediti verso clienti al salvo buon fine" in modo da registrare l'incasso del residuo 20% e chiudere la contabilità per dimostrare che non c'è in essere più alcun credito.
Il cliente non paga alla scadenza nel caso in cui invii alla scadenza un insoluto, e in tal caso si deve procedere alla registrazione "c/c transitorio sbf" a "crediti verso clienti al sbf" in modo da dimostrare che non ci sono più Ri. Ba attive. Inoltre si contabilizza anche "crediti verso clienti" e "oneri bancari" a "banca x c/c" in modo da riaprire il credito verso il cliente che non ha pagato la Ri. Ba, con la banca e la registrazione degli oneri di insoluto.

L'operazione di accredito di una ricevuta bancaria al dopo incasso comporta, invece, che la banca accredita la somma al cliente sul conto corrente solo a seguito dell'incasso del credito. Nel momento in cui l'azienda emette la ricevuta e la inoltra presso la banca per l'incasso, devi effettuare la registrazione "crediti verso clienti al dopo incasso" a "crediti verso clienti" (in questo modo "carichi" in contabilità il portafoglio al dopo incasso per sapere quanti e quali crediti hai portato all'incasso bancario). Quando, invece, viene effettuato l'accredito in conto delle ricevute bancarie, al netto delle commissioni bancarie, la registrazione contabile che devi fare è la seguente: "banca x c/c" e "oneri bancari" a "crediti verso clienti al dopo incasso".

Un foglio di cassa è una riconciliazione giornaliera tra contanti ricevuti e contanti pagati. Se una buona parte della tua attività viene trattata in contanti, ad esempio in un negozio al dettaglio, dovresti preparare un foglio di cassa alla fine di ogni giornata. È buona norma depositare tutti i giorni tutte le ricevute di contanti sul tuo conto bancario.
Le tue entrate giornaliere in contanti dovrebbero generalmente essere dello stesso importo del tuo deposito bancario giornaliero. Eventuali motivi per una differenza dovrebbero essere riportati sul tuo foglio di cassa come una piccola somma di denaro pagata per una spesa varia. Se non corrispondono, dovresti esaminare e riconciliare eventuali discrepanze tra i due importi.
Il mantenimento dei fogli di cassa fornisce un avviso in caso di mancanza o eccedenza di denaro per la giornata.

Preparare una riconciliazione bancaria quando ricevi il tuo estratto conto ogni mese ti aiuta a verificare l'importo in contanti nel tuo conto corrente. Questa riconciliazione è necessaria perché il saldo di cassa nei tuoi libri contabili non sarà mai uguale al saldo mostrato sull'estratto conto. Il ritardo negli assegni e nei depositi che compensano la banca, le spese bancarie automatiche e i crediti che non hai registrato e gli errori che potresti aver commesso nei tuoi libri rendono l'ideale impossibile.
Dopo aver preparato la riconciliazione bancaria, sarai sicuro che il conto mostrato nei tuoi libri contabili è aggiornato e potrai ottenere tutte le informazioni su eventuali irregolarità, come il furto di fondi da parte dei dipendenti.

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