Come contabilizzare le rettifiche delle fatture di acquisto

Quando si arriva al momento della chiusura di un esercizio commerciale, per poter depositare un corretto bilancio della situazione dell'attività stessa, può essere necessario contabilizzare le rettifiche delle fatture di acquisto dei beni. Questi costi, secondo il Codice Civile, devono essere indicati nel conto economico al netto dei resi, degli sconti, degli abbuoni e dei premi. Sebbene la terminologia che in alcuni punti di questa guida possa apparire abbastanza tecnica, il nostro compito è quello di spiegarvi, nella maniera più semplice possibile, come contabilizzare le rettifiche delle fatture di acquisto. Vi invitiamo, pertanto, a seguire i singoli passi di questa guida, ed in caso fosse necessario, il nostro consiglio è sempre quello di rivolgersi alla consulenza di un commercialista esperto in queste pratiche.

• Calcolatrice
• Foglio di calcolo
• Registro delle fatture

In buona sostanza, secondo l'articolo 2425-bis del Codice Civile viene previsto che i ricavi ed i proventi, nonché i costi e gli oneri devono essere indicati al netto dei resi, degli sconti, degli abbuoni e dei premi, oltre che delle imposte direttamente collegate con la vendita dei prodotti e con la prestazione dei servizi. Questo punto lo abbiamo già ribadito in sede di introduzione. Alla luce di quanto abbiamo descritto nel decreto normativo precedentemente indicato, durante la chiusura di un esercizio commerciale, si può rendere necessario apportare delle modifiche alle voci elencate in bilancio, in modo tale da allinearsi completamente a quanto viene richiesto dallo Stato italiano.

Le rettifiche che interessano la fatturazione degli acquisti, possono essere dovute ad una o a più delle seguenti motivazioni: a dei resi ai fornitori, o a delle rettifiche per errori di fatturazione, p ancora, all'annullamento della fattura, ma anche a degli abbuoni quantitativi e/o qualitativi. Successivamente vi andremo a fornire, per ciascuno degli elementi indicati precedentemente, tutte le informazioni principali riguardanti le scritture di contabilità generale da effettuare per giungere ad una corretta rappresentazione contabile. È necessario tenere sempre a mente che queste sono prettamente delle linee guida e che non devono sostituirsi al lavoro di un professionista del settore.

A questo punto, approfondiamo il discorso riguardante i resi ai fornitori. I resi di materie a fornitori possono essere dovuti a diverse circostanze, che andremo a citare a seguire. Ad esempio, possiamo annoverare le caratteristiche del prodotto non conformi a quelle previste durante la fase di creazione del contratto, come ad esempio delle carenze qualitative, tipo la consegna di merci con difetti, dei prodotti non conformi al campione preso in esami. Oppure, possono essere presenti dei ritardi nelle consegne che hanno provocato disagi non indifferenti al venditore. Tra i vari punti, annoveriamo anche delle inadempienze contrattuali di altra natura, oppure altre formule che non possono essere compensate in un'altra maniera. Nel caso in cui si verifichi una delle circostanze appena indicate, l'azienda richiede al fornitore l'emissione di una nota di accredito, oppure l'impresa creditrice emette una nota di debito al fornitore.

In questo passo parleremo, invece, delle rettifiche per errori di fatturazione. Gli errori di fatturazione possono assumere una doppia natura, dal momento che possono essere completamente insanabili oppure parziali. Nel primo caso, questi errori portano all'annullamento della fattura, mentre nella seconda eventualità possono essere superati attraverso la richiesta al fornitore di una nota di accredito. Nella nota di accredito, deve essere applicata l'IVA allo stesso valore esposto nella fattura originaria. Nel caso in cui, invece, l'errore di fatturazione interessi l'omissione di un importo, la normativa fiscale richiede, al fornitore, l'emissione una fattura integrativa per compensare all'omissione avvenuta.

Quando utilizziamo le fatture di acquisto, non è possibile modificare la quantità da ricevere, né la quantità da fatturare, quindi dovremo registrare le quantità complete per poi pubblicare la fattura. Dopo averla registrata possiamo aprire la fattura per visualizzarla ed apportare eventuali modifiche. In questo modo possiamo vedere tutti i movimenti, oltre a navigare in questa fattura per vedere tutte le voci che sono state effettivamente create, come sono pubblicate e che aspetto hanno. Pertanto, questo è un modo abbastanza semplice per navigare sulla nostra fattura registrata e modificare la relativa quantità.

Al termine della registrazione, le righe di acquisto registrate vengono rimosse dall'ordine e un messaggio ci informerà quando l'inserimento è stato effettivamente completato. Dopo questo, saremo in grado di visualizzare le voci pubblicate nelle varie pagine che contengono l'elenco delle fatture, come il venditore, le risorse contabili, le fatture di acquisto ricevute e fatture di acquisto pubblicate. Nella maggior parte dei casi, è possibile aprire i movimenti contabili da questo stesso elenco o dal documento interessato. Ad esempio, nella pagina Scheda fornitore basta scegliere la voce Entrate.
Possiamo inoltre modificare alcuni campi nei documenti di acquisto registrati, come ad esempio quello corrispondente la riferimento del pagamento. Per avere ulteriori informazioni, possiamo accedere all'area relativa alla modifica dei documenti registrati. Per i campi più critici che influiscono sulla traccia di controllo, è necessario annullare la registrazione ed eseguire nuovamente l'accesso.

Successivamente, andremo ad esaminare gli abbuoni qualitativi e/o quantitativi. Generalmente gli abbuoni qualitativi oppure quantitativi si rendono necessari quando vengono rilevate delle quantità di materiali inferiori a quelle fatturate, oppure se si riscontra una qualità inferiore a quella pattuita in sede della stipula del contratto. In questo caso, se la merce non viene resa ma bensì trattenuta, si ha il diritto ad un abbuono ed il venditore emette, generalmente, una nota di accredito con la medesima aliquota IVA dell'operazione originaria. Quando si registra un ordine di acquisto per gli articoli, è possibile creare sia una ricevuta che una fattura e queste possono essere eseguite contemporaneamente o indipendentemente. È inoltre possibile creare una ricevuta parziale e una fattura parziale, completando quindi la quantità da ricevere ai campi Fattura nelle singole righe di ordine fornitore prima della registrazione. Teniamo presente che non possiamo creare una fattura per qualcosa che non è stato ricevuto. Cioè, prima di poter fatturare, è necessario aver registrato una ricevuta oppure scegliere di ricevere e fatturare contemporaneamente.

Per concludere questa breve guida, parleremo infine di premi di quantità. Precisamente, questo punto riguarda i cosiddetti premi di quantità che vengono concessi, solitamente, quando l'azienda acquista una determinata quantità di merce da un medesimo fornitore, con lo scopo di "premiare" la fedeltà del cliente, aggiungendo un bonus quantitativo rispetto a quello che è stato stabilito in sede contrattuale. Da un punto di vista prettamente contabile, i premi possono essere trattati come abbuoni, dal momento che si manifesta una diminuzione del debito verso i fornitori ed una rettifica dei costi di acquisto.

• CONTABILITÀ PER PRINCIPIANTI: SCRITTURE DI VENDITA E ACQUISTO