Come contabilizzare le fatture da ricevere

Nel corso dell'esercizio commerciale le rilevazioni contabili afferenti gli acquisti dei beni o dei servizi vengono registrate all'atto del ricevimento della relativa fattura.
Difatti, contabilizzare è un preciso dovere, sancito dalle legge, che obbliga i commercianti al pagamento delle relative e dovute tasse, ragion per cui la mancata emissione di una sola fattura può comportare un illecito amministrativo.Alla fine dell'esercizio, nel momento della chiusura dei conti, si possono presentare delle situazioni anomale, poiché le fasi della fatturazione, contabilizzazione e consegna presentano tempistiche differenti. Difatti, la fatturazione non ha termine con l'emissione del semplice foglio di carta (dall'anno corrente comunque ricordiamo l'entrata in vigore della fatturazione elettronica), ma prevede una serie di fasi, in base alle quali il commerciante sarà poi in grado di pagare le relative tasse previste dalla legge, oltre che ricevere eventuali sgravi fiscali.
Con la presente guida, arricchita da numerosi esempi, ti indico come effettuare le rettifiche atte a regolarizzare la situazione nonché a favorire la corretta applicazione dei postulati del bilancio d'esercizio della competenza e della comprensibilità.

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I disallineamenti temporali che possono verificarsi tra le fasi della fatturazione, contabilizzazione e consegna afferenti l'acquisto di beni o servizi non creano problemi di particolare rilievo se si verificano durante un medesimo periodo amministrativo. Con questo termine si intende il periodo di tempo che va dal 1 gennaio al 31 dicembre ovviamente dell'anno corrente, includendo nella sua denominazione anche l'esercizio amministrativo, con cui si va, invece, ad indicare l'insieme di tutte le operazioni di gestione effettuate in un singolo periodo amministrativo.
Diverso è il caso in cui i predetti sfasamenti accadono in prossimità della fine dell'esercizio ovvero si verificano tra due esercizi, poiché in quest'ultima circostanza è necessario preservare i postulati posti a fondamento della correttezza del bilancio, ed in particolare quello della competenza economica dei componenti di reddito.Questo è un particolare periodo, coincidente generalmente con la fine o l'inizio dell'anno, in cui è più facile incappare in errori, che devono essere prontamente corretti.Nel seguito vengono rappresentatele diverse situazioni in cui ti puoi imbattere, con le relative soluzioni.

La merce è stata ricevuta, ma la fattura non è ancora pervenuta.

Questo è il caso più famoso. All'inizio, i più maligni penseranno sia un bieco trucco da parte del venditore per evitare di pagare le tasse, ma bisogna ricordare come possano accadere una serie di inghippi in grado di determinare il ritardo nell'emissione della fattura, non dipendenti dalla volontà dell'esercente fattura.
Nel caso in cui il ricevimento della merce si è già verificato ma, alla fine dell'esercizio, non è ancora stata ricevuta la fattura devi effettuare una registrazione contabile utilizzando il conto fatture da ricevere, in modo da evidenziare il componente negativo di reddito relativo al costo dei beni giacenti in magazzino nonché il debito sorto nei confronti del fornitore. Questa semplice procedura ti permetterà di bypassare il problema.
La cosa fondamentale, arrivati a questo punto, è utilizzare pedissequamente la seguente scrittura contabile , senza tenere conto dell'ammontare dell'IVA:
Merci c/acquisti a Fatture da ricevere.

Il conto fatture da ricevere dovrai indicarlo nello stato patrimoniale tra i debiti verso fornitori . In questo modo, andrai ad indicare un'operazione in negativo, che potrai mettere a bilancio nel corrente anno amministrativo, non andando ad inficiare ciò che hai fatto in precedenza. Nel corso dell'esercizio successivo, ed in particolare all'atto del ricevimento della fattura, potrà esserci o meno coincidenza con il valore che presuntivamente era stato misurato con la predetta scrittura contabile. In caso di discordanza dovrai procedere alla rilevazione di un componente di reddito, positivo o negativo, ovviamente a seconda che la misurazione sia stata rispettivamente maggiore o minore del valore effettivo.

Nel caso in cui, invece, il valore presunto a fine esercizio coincide con il valore effettivamente accertato nel periodo amministrativo successivo, sarai di fronte ad una mera variazione numeraria che non produrrà effetti sulla formazione del risultato economico di periodo, ragion per cui i conti saranno perfettamente in bilancio, e nulla più sarà dovuto dal punto di vista tassativo.
Anche in questo caso sarà fondamentale che tu segue precisamente la scrittura, che dovrà forzatamente essere:

Fatture da ricevere a Debiti v/fornitori.

La fattura è stata contabilizzata, ma la merce non è stata ricevuta, ancorché sia stata spedita dal fornitore (merce in viaggio).
Questa è un'altra evenienza molto frequente, soprattutto in un mondo come il nostro in cui ci si affida a fornitori particolari, in grado di ritardare con la spedizione dei prodotti, arrecando l'arrabbiatura del cliente, oltre che il problema fatturativo di seguito spiegato.
Nella fattispecie presentata, il costo deve essere considerato a tutti gli effetti sostenuto poiché:

(1) le merci sono state spedite dal fornitore entro la data di chiusura del bilancio, ragion per cui non si può additare alcuna colpa di questo tipo al fornitore stesso, essendo i servizi di spedizione affidati a persone esterne;

(2) il debito è certo, in quanto, da un punto di vista giuridico (e fatte salve clausole particolari), la proprietà è stata trasferita, così come i rischi, gli oneri ed i benefici alla medesima connessi ad una terza società, la quale dovrà rispondere anche dal punto di vista giuridico di eventuali problemi.
La scrittura contabile, che hai già avuto modo di effettuare in sede di contabilizzazione della fattura, non deve essere modificata.
L'unica accortezza che devi avere è quella di includere le merci in viaggio nelle rimanenze finali di magazzino, in modo tale da non andare ad inficiare le scorte e la contabilità.

La fattura è stata contabilizzata ma la merce non è stata spedita dal fornitore (oppure, nel caso di servizi, le prestazioni non sono state ricevute).

Nel caso in cui la fattura sia già stata registrata in contabilità ma il passaggio di proprietà giuridicamente non sia ancora avvenuto alla data di chiusura dell'esercizio (ovvero il costo della prestazione non si possa oggettivamente considerare sostenuto), devi procedere a stornare il costo e il debito già contabilizzati all'atto del ricevimento della fattura. Questa è la situazione in assoluto più difficile da risolvere. Infatti, nella circostanza in disamina non vi sono i presupposti giuridici del loro sostenimento. In questo caso, peraltro, avendo già registrato anche sui registri IVA la fattura relativa all'acquisto, non puoi stornare il credito IVA maturato.
Se non si va ad agire correttamente, si andranno a pagare le tasse per un bene materiale non effettivamente fornito.

Ma non finisce qua. Proprio per le difficoltà intrinseche dell'operazione dovrai effettuare altri piccoli accorgimenti, che di seguito ti andrò a spiegare.

Alla fine dell'esercizio, nel momento in cui hai contezza che la proprietà non è stata trasferita, devi sospendere le registrazioni utilizzando dei conti transitori che si annullano vicendevolmente. Questo è ciò che dovrai fedelmente riportare:
Acquisti c/transitorio a Materie prime c/acquisti 1.000 Debiti v/fornitori a Acquisti c/transitorio 1.000

Così facendo rimane aperto il conto Iva a credito, in quanto già registrato sul libro IVA ed il cui saldo devi classificarlo nello stato patrimoniale, tra le poste creditorie/debitorie verso l'erario. Un'ulteriore accortezza che devi avere è di verificare che le merci oggetto della transazione commerciale non siano state erroneamente caricate a magazzino. In questo caso, difatti, dovresti procedere allo storno delle stesse, in modo tale da non avere a magazzino un prodotto evidentemente rendicontato.

La fattura è stata contabilizzata e pagata, ma la merce non è stata spedita (oppure, nel caso di servizi, le prestazioni non sono state ricevute).
Nel caso in esame il costo non può considerarsi giuridicamente sostenuto e l'importo pagato devi classificarlo nell'attivo dello stato patrimoniale tra gli anticipi. Con questo ultimo termine, si devono intendere delle entrate economiche che non devono essere ovviamente registrate a bilancio come guadagno netto, dato che dovranno essere restituite, a meno che non si riesca a risalire alla cause del problema e risolverlo prima della chiusura del corrente esercizio (operazione molto difficile, in quanto ricordiamo che entrano in gioco una serie di arcani indipendenti dalla volontà del venditore, quale il particolare periodo di festa che rallenta tutte le operazioni).
Si veda il seguente esempio, lineare e conciso, in cui si ipotizza che sia stata pagata nel mese di dicembre una fattura pervenuta dal fornitore per materie prime del valore di 1.000 più IVA al 21%. In data 31 dicembre il fornitore comunica che le merci saranno spedite l'anno successivo.
Le scritture contabili che devi effettuare sono spiegate brevemente nel prossimo passo.

Al momento della registrazione della fattura devi fare la classica scrittura di registrazione di una fattura di acquisto, per intenderci ciò che avviene normalmente nel momento in cui viene venduto un bene o fornito un prodotto soggetto a regolare tassazione.
Al momento del pagamento devi effettuare la scrittura di seguito spiegata.
Debiti v/fornitori a Cassa (o Banca X c/c) 1.210

Alla fine dell'esercizio, quando constati che la proprietà non è stata trasferita, la registrazione contabile che devi effettuare è la seguente:

Anticipi a fornitori a Materie prime c/acquisti 1.000
In pari data, devi altresì controllare che non siano state erroneamente caricate a magazzino le materie prime, sempre per non incorrere nei problemi di storno merce che sono stati ampiamente già spiegati nei capitoli precedenti.

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