Come contabilizzare le fatture da ricevere

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Nel corso dell'esercizio le rilevazioni contabili afferenti gli acquisti dei beni o dei servizi vengono registrate all'atto del ricevimento della relativa fattura. Alla fine dell'esercizio, nel momento della chiusura dei conti, si possono presentare delle situazioni anomale, poiché le fasi della fatturazione, contabilizzazione e consegna presentano tempistiche differenti. Con la presente guida, arricchita da numerosi esempi, ti indico come effettuare le rettifiche atte a regolarizzare la situazione nonché a favorire la corretta applicazione dei postulati del bilancio d'esercizio della competenza e della comprensibilità.

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I disallineamenti temporali che possono verificarsi tra le fasi della fatturazione, contabilizzazione e consegna afferenti l'acquisto di beni o servizi non creano problemi di particolare rilievo se si verificano durante un medesimo periodo amministrativo. Diverso è il caso in cui i predetti sfasamenti accadono in prossimità della fine dell'esercizio ovvero si verificano in diversi esercizi, poiché in quest'ultima circostanza è necessario preservare i postulati posti a fondamento della correttezza del bilancio, ed in particolare quello della competenza economica dei componenti di reddito.
Nel seguito vengono rappresentatele diverse situazioni in cui ti puoi imbattere.

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1° caso: la merce è stata ricevuta, ma la fattura non è ancora pervenuta. 
Nel caso in cui il ricevimento della merce si è già verificato ma, alla fine dell'esercizio, non è ancora stata ricevuta la fattura devi effettuare una registrazione contabile utilizzando il conto fatture da ricevere, in modo da evidenziare il componente negativo di reddito relativo al costo dei beni giacenti in magazzino nonché il debito sorto nei confronti del fornitore.
La scrittura contabile che devi eseguire, senza tenere conto dell'ammontare dell'IVA, è la seguente:
Merci c/acquisti a Fatture da ricevere

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Il conto fatture da ricevere dovrai indicarlo nello stato patrimoniale tra i debiti verso fornitori. Nel corso dell'esercizio successivo, ed in particolare all'atto del ricevimento della fattura, potrà esserci o meno coincidenza con il valore che presuntivamente era stato misurato con la predetta scrittura contabile. In caso di discordanza dovrai procedere alla rilevazione di un componente di reddito, positivo o negativo, a seconda che la misurazione sia stata rispettivamente maggiore o minore del valore effettivo.
Nel caso in cui, invece, il valore presunto a fine esercizio coincide con il valore effettivamente accertato nel periodo amministrativo successivo, sarai di fronte ad una mera variazione numeraria che non produrrà effetti sulla formazione del risultato economico di periodo. La scrittura sarà, infatti: Fatture da ricevere a Debiti v/fornitori.

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2 ° caso: la fattura è stata contabilizzata, ma la merce non è stata ricevuta, ancorché sia stata spedita dal fornitore (merce in viaggio).
Nella seconda fattispecie presentata, il costo deve essere considerato a tutti gli effetti sostenuto poiché (i) le merci sono state spedite dal fornitore entro la data di chiusura del bilancio, (ii) il debito è certo, in quanto, da un punto di vista giuridico (e fatte salve clausole particolari), la proprietà è stata trasferita, così come i rischi, gli oneri ed i benefici alla medesima connessi.
La scrittura contabile, che hai già avuto modo di effettuare in sede di contabilizzazione della fattura, non deve essere modificata. L'unica accortezza che devi avere è quella di includere le merci in viaggio nelle rimanenze finali di magazzino.

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3° caso: la fattura è stata contabilizzata ma la merce non è stata spedita dal fornitore (oppure, nel caso di servizi, le prestazioni non sono state ricevute).
Nel caso in cui la fattura sia già stata registrata in contabilità ma il passaggio di proprietà giuridicamente non sia ancora avvenuto alla data di chiusura dell'esercizio (ovvero il costo della prestazione non si possa oggettivamente considerare sostenuto), devi procedere a stornare il costo e il debito già contabilizzati all'atto del ricevimento della fattura. Infatti, nella circostanza in disamina non vi sono i presupposti giuridici del loro sostenimento. In questo caso, peraltro, avendo già registrato anche sui registri IVA la fattura relativa all'acquisto, non puoi stornare il credito IVA maturato.

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Alla fine dell'esercizio, nel momento in cui hai contezza che la proprietà non è stata trasferita, devi sospendere le registrazioni utilizzando dei conti transitori che si annullano vicendevolmente:
Acquisti c/transitorio a Materie prime c/acquisti 1.000
Debiti v/fornitori a Acquisti c/transitorio 1.000

Così facendo rimane aperto il conto Iva a credito, in quanto già registrato sul libro IVA ed il cui saldo devi classificarlo nello stato patrimoniale, tra le poste creditorie/debitorie verso l'erario. Un'ulteriore accortezza che devi avere è di verificare che le merci oggetto della transazione commerciale non siano state erroneamente caricate a magazzino.

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4° caso: la fattura è stata contabilizzata e pagata, ma la merce non è stata spedita (oppure, nel caso di servizi, le prestazioni non sono state ricevute). 
Nel caso in esame il costo non può considerarsi giuridicamente sostenuto e l'importo pagato devi classificato nell'attivo dello stato patrimoniale tra gli anticipi.
Si veda il seguente esempio. in cui si ipotizza che sia stata pagata nel mese di dicembre una fattura pervenuta dal fornitore per materie prime del valore di 1.000 più IVA al 21%. In data 31 dicembre il fornitore comunica che le merci saranno spedite l'anno successivo.
Le scritture contabili che devi effettuare sono le seguenti.

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1. Al momento della registrazione della fattura devi fare la classica scrittura di registrazione di una fattura di acquisto.
2. Al momento del pagamento devi effettuare la scrittura
Debiti v/fornitori a Cassa (o Banca X c/c) 1.210
3. Alla fine dell'esercizio, quando constati che la proprietà non è stata trasferita, la registrazione contabile che devi effettuare è la seguente:
Anticipi a fornitori a Materie prime c/acquisti 1.000
In pari data, devi altresì controllare che non siano state erroneamente caricate a magazzino le materie prime.

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