Come compilare un packing list per le spedizioni di merci

Occuparsi di spedizioni di merci non è per nulla semplice, i corrieri ogni giorno hanno a che fare con liste infinite di clienti da soddisfare, recapitando a casa i più svariati imballi. Molte volte però capita che si sbaglino o che le liste a loro disposizione non siano correttamente compilate, per questo un buon lavoro preliminare è sempre molto gradito. Il (oppure La) packing list è letteralmente una lista degli imballi contenuti in una o più spedizioni di merci, vale a dire un documento, non fiscale, in cui si devono compilare i dati che identificano l'aspetto esteriore dei colli. In altri termini, La packing list è la distinta delle parti contenute all'interno di un imballo. Si utilizza solitamente nelle esportazioni e inoltre è obbligatorio allegarlo alle fatture per i Paesi Extra-Unione Europea. In questa guida spiegheremo, attraverso pochi e semplici passaggi come compilare un packing list per le spedizioni di merci. Mettiamoci quindi all'opera.

• Carta Intestata

Poiché non è un documento fiscale, non esiste un formato prestabilito per redigere un packing list, nè deve essere necessariamente numerato. Lo scopo principale è quello di fornire informazioni più chiare possibili, per identificare meglio la merce oggetto della spedizione.
Va redatto su carta intestata dell'esportatore o comunque devono essere riportati tutti i suoi dati, quindi la ragione sociale, completa di indirizzo, ed eventuali altre informazioni che si ritiene necessario indicare.

Nello stesso documento possono essere riportate alcune indicazioni e dichiarazioni obbligatorie riguardo l'utilizzo di particolari imballi, come per i contenitori in legno, che, per essere utilizzati, devono rispondere a precise caratteristiche ed essere conformi alle normative vigenti nei Paesi di destinazione.

Un packing list completo deve inoltre contenere i seguenti dati:
- nome e indirizzo completo del destinatario;
- data e riferimento fattura export a cui va allegato;
- lista degli articoli oggetto della spedizione, con indicazione quantità, peso netto e peso totale;
- lista, numero, dimensioni, peso netto e peso totale di ogni pacco;
- altre eventuali informazioni per meglio identificare l'aspetto esteriore di ogni collo (scatole, pallet, cartoni, ecc.);
- nome del corriere;
- termini di resa (ex works, DDU, CFR, ecc.)
- timbro e firma dell'esportatore. Comunque vada compilato, l'importante è riportare le informazioni in modo chiaro, considerando che è documento fondamentale per gli spedizionieri, per il corretto calcolo delle spese di trasporto e magazzinaggio e per le operazioni doganali import-export.

Ricordiamo che è OBBLIGATORIO compilare il Packing list nei paesi che non fanno parte dell'Unione Europea! Inoltre è molto importante dare le informazioni nel modo più chiaro possible per evitare problematiche incomprensioni e quindi incorrere nel prolungamento dei tempi di arrivo.
Compilare un packing list potrebbe sembrare all'apparenza un lavoro semplice, ma richiede molta attenzione, grazie ai consigli di questa guida potrete svolgere il lavoro molto più agevolmente.