Come compilare un packing list per le spedizioni di merci

Tramite: O2O 18/05/2021
Difficoltà: facile
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Introduzione

Occuparsi di spedizioni di merci non è per nulla semplice, i corrieri ogni giorno hanno a che fare con liste infinite di clienti da soddisfare, recapitando a casa i più svariati imballi. Molte volte però capita che si sbaglino o che le liste a loro disposizione non siano correttamente compilate, per questo un buon lavoro preliminare è sempre molto gradito. Il packing list (o meglio la packing list), non è altro che una lista degli imballi contenuti in una o più spedizioni di merci, vale a dire un documento, non fiscale, in cui si devono compilare i dati che identificano l'aspetto esteriore dei colli. In altri termini, la packing list è la distinta delle parti contenute all'interno di un imballo. Si utilizza solitamente nelle esportazioni e inoltre è obbligatorio allegarlo alle fatture per i Paesi Extra-Unione Europea. In questa guida, andrò a spiegare, attraverso pochi e semplici passaggi, come compilare un packing list per le spedizioni di merci.

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Occorrente

  • Carta intestata
  • Software Pitagora
  • PC
  • Software Shippypro
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Lo scopo della packing list

Poiché non è un documento fiscale, non esiste un formato prestabilito per redigere una packing list, nè deve essere necessariamente numerato. Lo scopo principale è quello di fornire informazioni più chiare possibili, per identificare meglio la merce oggetto della spedizione. Va dunque redatto su carta intestata dell'esportatore o comunque devono essere riportati tutti i suoi dati, vale a dire la ragione sociale, completa di indirizzo, più tutte le eventuali altre informazioni che si ritiene necessario indicare. C'è da sapere che nello stesso documento possono essere riportate alcune indicazioni e dichiarazioni obbligatorie riguardo l'utilizzo di particolari imballi, come per i contenitori in legno, che, per essere utilizzati, devono rispondere a precise caratteristiche ed essere conformi alle normative vigenti nei paesi di destinazione.

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I dati della packing list

Una packing list completa deve inoltre contenere i seguenti dati:

- nome e indirizzo completo del destinatario;
- data e riferimento fattura export a cui va allegato;
- lista degli articoli oggetto della spedizione, con indicazione quantità, peso netto e peso totale;
- lista, numero, dimensioni, peso netto e peso totale di ogni pacco;
- altre eventuali informazioni per meglio identificare l'aspetto esteriore di ogni collo (scatole, pallet, cartoni, ecc.);
- nome del corriere;
- termini di resa (ex works, DDU, CFR, ecc.)
- timbro e firma dell'esportatore.

Comunque vada compilata, è indispensabile riportare le informazioni in modo chiaro, considerando che è documento fondamentale per gli spedizionieri, per il corretto calcolo delle spese di trasporto e magazzinaggio e per le operazioni doganali import-export.

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L'utilizzo del software Pitagora per la packing list

Considerando l'avvento dei sistemi informatici ormai da diversi anni, sempre più aziende si avvalgono di appositi software per compilare i packing list. Uno di questi è Pitagora, molto semplice da usare, tenendo presente che, proprio attraverso quest'ultimo, è possibile ottenere un packing list direttamente da un documento di vendita, ad esempio una fattura di vendita o una fattura pro forma. La modalità per compilare la packing list attraverso il software Pitagora è praticamente la stessa rispetto al metodo classico, solo che in questo caso si dovrà realizzare una tabella apposita, piuttosto simile a quelle usate per Excel. Nella tabella stessa si dovranno inserire dei dati aggiuntivi come la valuta (ad esempio l'euro), la lingua (in questo caso l'italiano), il numero progressivo del documento e quindi la data di emissione. Per gli articoli, sarà sufficiente compilare le righe per ciascuno di essi, sempre inserendo tutte le informazioni inerenti al numero dei colli e la numerazione progressiva di questi ultimi. Una volta che si è terminato con l'inserimento dei dati, sarà possibile stampare il documento inerente alla packing list e alla relativa fattura. La packing list con il software Pitagora, si può anche utilizzare anche per altri tipi di documento, ad esempio la fattura immediata.

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L'utilizzo del software Shippypro per la packing list

Un altro software valido molto utile per redigere la packing list, è Shippypro. Quest'ultimo consente di poterla creare in modo efficace ed intuitivo in pochi e semplici passaggi. Dopo aver installato Shippypro sul pc, si andrà ad aprire il programma, il quale provvederà a creare in maniera automatica il modello di packing list, nel quale si andranno ad inserire tutti i dati allo stesso modo dei passaggi precedenti. Usando Shippypro, è possibile risparmiare su tutti i costi relativi alla creazione manuale, nonché di ridurre i tempi di consegna e di evasione degli ordini. Inoltre, si riduce notevolmente la possibilità di commettere errori e si ottimizzano nettamente quelli che sono i tempi di spedizione.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • E' molto importante dare le informazioni nel modo più chiaro possibile per evitare problematiche o incomprensioni e quindi incorrere nel prolungamento dei tempi di arrivo.

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