Come compilare un packing list per le spedizioni di merci

Occuparsi di spedizioni di merci non è per nulla semplice, i corrieri ogni giorno hanno a che fare con liste infinite di clienti da soddisfare, recapitando a casa i più svariati imballi. Molte volte però capita che si sbaglino o che le liste a loro disposizione non siano correttamente compilate, per questo un buon lavoro preliminare è sempre molto gradito. Il packing list (o meglio la packing list), non è altro che una lista degli imballi contenuti in una o più spedizioni di merci, vale a dire un documento, non fiscale, in cui si devono compilare i dati che identificano l'aspetto esteriore dei colli. In altri termini, la packing list è la distinta delle parti contenute all'interno di un imballo. Si utilizza solitamente nelle esportazioni e inoltre è obbligatorio allegarlo alle fatture per i Paesi Extra-Unione Europea. In questa guida, andrò a spiegare, attraverso pochi e semplici passaggi, come compilare un packing list per le spedizioni di merci.

• Carta intestata
• Software Pitagora
• PC
• Software Shippypro

Poiché non è un documento fiscale, non esiste un formato prestabilito per redigere una packing list, nè deve essere necessariamente numerato. Lo scopo principale è quello di fornire informazioni più chiare possibili, per identificare meglio la merce oggetto della spedizione. Va dunque redatto su carta intestata dell'esportatore o comunque devono essere riportati tutti i suoi dati, vale a dire la ragione sociale, completa di indirizzo, più tutte le eventuali altre informazioni che si ritiene necessario indicare. C'è da sapere che nello stesso documento possono essere riportate alcune indicazioni e dichiarazioni obbligatorie riguardo l'utilizzo di particolari imballi, come per i contenitori in legno, che, per essere utilizzati, devono rispondere a precise caratteristiche ed essere conformi alle normative vigenti nei paesi di destinazione.

Una packing list completa deve inoltre contenere i seguenti dati:

- nome e indirizzo completo del destinatario;
- data e riferimento fattura export a cui va allegato;
- lista degli articoli oggetto della spedizione, con indicazione quantità, peso netto e peso totale;
- lista, numero, dimensioni, peso netto e peso totale di ogni pacco;
- altre eventuali informazioni per meglio identificare l'aspetto esteriore di ogni collo (scatole, pallet, cartoni, ecc.);
- nome del corriere;
- termini di resa (ex works, DDU, CFR, ecc.)
- timbro e firma dell'esportatore.

Comunque vada compilata, è indispensabile riportare le informazioni in modo chiaro, considerando che è documento fondamentale per gli spedizionieri, per il corretto calcolo delle spese di trasporto e magazzinaggio e per le operazioni doganali import-export.

Considerando l'avvento dei sistemi informatici ormai da diversi anni, sempre più aziende si avvalgono di appositi software per compilare i packing list. Uno di questi è Pitagora, molto semplice da usare, tenendo presente che, proprio attraverso quest'ultimo, è possibile ottenere un packing list direttamente da un documento di vendita, ad esempio una fattura di vendita o una fattura pro forma. La modalità per compilare la packing list attraverso il software Pitagora è praticamente la stessa rispetto al metodo classico, solo che in questo caso si dovrà realizzare una tabella apposita, piuttosto simile a quelle usate per Excel. Nella tabella stessa si dovranno inserire dei dati aggiuntivi come la valuta (ad esempio l'euro), la lingua (in questo caso l'italiano), il numero progressivo del documento e quindi la data di emissione. Per gli articoli, sarà sufficiente compilare le righe per ciascuno di essi, sempre inserendo tutte le informazioni inerenti al numero dei colli e la numerazione progressiva di questi ultimi. Una volta che si è terminato con l'inserimento dei dati, sarà possibile stampare il documento inerente alla packing list e alla relativa fattura. La packing list con il software Pitagora, si può anche utilizzare anche per altri tipi di documento, ad esempio la fattura immediata.

Un altro software valido molto utile per redigere la packing list, è Shippypro. Quest'ultimo consente di poterla creare in modo efficace ed intuitivo in pochi e semplici passaggi. Dopo aver installato Shippypro sul pc, si andrà ad aprire il programma, il quale provvederà a creare in maniera automatica il modello di packing list, nel quale si andranno ad inserire tutti i dati allo stesso modo dei passaggi precedenti. Usando Shippypro, è possibile risparmiare su tutti i costi relativi alla creazione manuale, nonché di ridurre i tempi di consegna e di evasione degli ordini. Inoltre, si riduce notevolmente la possibilità di commettere errori e si ottimizzano nettamente quelli che sono i tempi di spedizione.

• E' molto importante dare le informazioni nel modo più chiaro possibile per evitare problematiche o incomprensioni e quindi incorrere nel prolungamento dei tempi di arrivo.