Come compilare un foglio presenze

Tramite: O2O 16/12/2016
Difficoltà: media
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Introduzione

Il foglio presenze è uno strumento davvero utile nel mondo del lavoro. Si tratta sostanzialmente di un documento amministrativo in cui si riportano tutte le informazioni relative all'attività del lavoratore all'interno dell'azienda. Le ore effettive di lavoro, le ferie, le aspettative e i giorni di assenza per malattia rientrano tra queste informazioni, insieme alle eventuali trasferte, i periodi di maternità per le lavoratrici e i permessi speciali.
In genere, un foglio presenze è un insieme di modelli prestampati in formato Excel. Per compilarlo, bisogna seguire alcune piccole semplici indicazioni.
Andiamo quindi a scoprire come compilare in modo corretto un foglio presenze.

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Occorrente

  • Modulo del foglio presenze da compilare
  • Dati personali
  • Ore lavorative da riportare sul modulo
  • Buona conoscenza di Microsoft Excel
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Inserire i dati del lavoratore

Per compilare in modo corretto un foglio presenze, si inseriscono i dati del lavoratore, ossia nome e cognome, qualifica posseduta ed eventualmente numero di matricola e mese di lavoro a cui il foglio fa riferimento.
La prima colonna di questo modulo riporta i giorni del mese. Per ciascuno di essi, occorre specificare le ore di servizio effettivamente svolte. È consigliabile compilare il foglio giorno per giorno, al fine di evitare imprecisioni e confusioni.
In fondo alla pagina su cui si scrive si trovano delle note che forniscono indicazioni per una corretta compilazione.

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Compilare i campi relativi a permessi e malattie

Altre eventuali colonne del foglio presenze del lavoratore riguarderanno vari tipi di giorni in cui ci si assenta dal posto di lavoro. Vediamo qui di seguito quali sono i principali:
- Giorni di festività (giornate di assenze in caso di festività nazionali o patronali);
- Giorni di permesso (giorni di assenza retribuita dal servizio);
- Giorni di malattia (per questi bisognerà anche inviare il certificato medico);
- Giorni per eventuali maternità (sempre con relativa documentazione);
- Giorni di permesso speciale.
In ciascuno di questi campi bisognerà riportare il numero di ore effettive in cui non si era a lavoro. Infine, si apporranno data e firma.

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Attenersi sempre alle indicazioni fornite

Ogni azienda potrebbe avere minime variazioni nel proprio foglio presenze. Per questo motivo, è strettamente necessario attenersi alle indicazioni fornite in ogni pagina al momento della compilazione.
Il foglio presenze permette di mantenere un minimo di organizzazione all'interno di un'azienda e si rivela davvero comodo nel caso di enti in cui lavorano molti dipendenti.
Ovviamente, qualunque variazione si trovi sul foglio, si deve rispettare alla lettera. Quando un lavoratore deve compilare il proprio foglio presenze, molto spesso non sa da dove cominciare, né cosa scrivere nel modulo. In questo senso, ciascun dipendente dovrebbe ricevere istruzioni precise sulla compilazione del foglio da parte dell'azienda in cui lavora.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se l'azienda non fornisce informazioni sulla compilazione del foglio presenze, si può consultare Internet e trovare un esempio di modulo precompilato da cui prendere spunto.
  • Per poter aprire un foglio presenze elettronico da compilare, occorre saper utilizzare Microsoft Excel.
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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