Come compilare e ordinare correttamente una fattura

Per il popolo della Partita Iva l'emissione della fattura si rileva un obbligo finalizzato all'ottenimento del pagamento della vendita di merci o della prestazione di servizi. Si tratta di una documentazione che deve corrispondere a precisi canoni. Non rispettarli, in sede di controlli fiscali, può infatti rilevarsi un problema. Come è possibile realizzare una fattura corretta e come ordinare i vari elementi che essa deve contenere? La recente normativa ha introdotto novità per quanto riguarda la emissione delle fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione. In tal caso è infatti obbligatorio avvalersi del sistema di fatturazione elettronica, che può essere fornito anche da agenzie di servizi dedicati. Per quanti invece devono emettere una normale fattura ci si può avvalere dei vari software che il mare magnum di Internet offre. Può risultare quindi più agevole servirsi di un computer, ricercare un modello di fattura editabile ed iniziare a compilarla. Se non si fosse in grado di creare una fattura con l'impiego del computer è possibile acquistare in diversi negozi di articoli per ufficio blocchetti appositi contenenti all'interno modelli di fatture a due o più copie autoricalcanti. Sarà poi sufficiente completare i vari campi della fattura, per poi consegnare la "madre" al cliente e trattenere la "figlia". È possibile inoltre creare in proprio delle fatture avvalendosi dei normali programmi di scrittura.

I dati obbligatori delle fatture (Testo Unico dell'Iva Decreto presidenziale 233/1972 - "Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto") sono le generalità del venditore o del prestatore di servizi e del cliente, numero e data della fattura, la descrizione dei beni venduti o del servizio erogato, la quantità dei beni o dei servizi, il prezzo unitario di ogni singolo bene, gli eventuali sconti applicati, l'importo totale per le quantità vendute per ciascuna tipologia di bene o servizio, le eventuali spese accessorie, le aliquote Iva per ogni tipologia di bene e servizi, l'annotazione di Imponibile ed Imposta per ogni aliquota Iva, la descrizione per ogni eventuale esenzione Iva corredata dall'articolo di legge relativo, i totali per Imponibile, Imposta ed importi esenti.

Le fatture seguono tutte un analogo modello. Crearne una, anche partendo da un foglio bianco, significa elaborare una base sulla quale poi impostare anche le future fatture. Per seguire questo processo è necessario innanzitutto aprire un documento vuoto di un programma di scrittura, come Word. Bisognerà poi procedere a scrivere in alto a sinistra l'intestazione della propria ditta, ossia via, numero civico, telefono e fax, codice di avviamento postale, città, provincia, partita Iva ed eventualmente codice fiscale. Sulla destra del documento andranno inseriti i dati del cliente, ossia nome e cognome (o nome della ditta), seguiti da via, numero civico, codice di avviamento postale, città, provincia e partita IVA. Spostandosi nuovamente sul lato sinistro del documento è necessario inserire il luogo e la data di emissione. Al di sotto di questi dati, va riportata la dicitura, che indicherà se il documento è una fattura, una nota di credito, un addebito o un accredito. Più sotto va inserito il numero progressivo della fattura e l'anno. La progressività è un dato importante. Se si tratta della prima fattura che viene emessa le sarà assegnato il numero 1, seguito dall'anno in cui viene emessa. Scendendo ancora nel documento va riportato l'oggetto della fattura ovvero la descrizione del prodotto o del servizio ceduto. Al di sotto di questa, vanno indicate le condizioni generali di vendita, ossia il tipo di consegna, il tipo di imballaggio ed il tipo di pagamento.

A questo punto sarà possibile passare alla parte cosiddetta "tabellare" della fattura. Estremamente importante è la determinazione di quella che viene chiamata "base imponibile", ovvero del valore al quale viene applicata l'imposta nelle varie aliquote. A sinistra va inserita la dicitura "Imponibile" e premendo poi qualche volta lo spazio o una volta il tasto "Tab" sulla destra va riportata la cifra al lordo delle tasse. Premere quindi invio e scriverei "IVA" con accanto la relativa percentuale. A questo punto, sulla stessa riga, va indicata la cifra relativa all'IVA.
Vanno indicate quindi l'eventuale ritenuta d'acconto o l'eventuale sconto corredati dalle relative cifre. La parte tabellare viene completata scrivendo la dicitura "Totale fattura" ed il relativo valore, che rappresenta la somma di tutti i valori precedenti.

Nel compilare la fattura se è necessario attenersi scrupolosamente ai dati obbligatori, è possibile riportare anche elementi facoltativi. Tra questi rientrano le modalità di pagamento, l'iban e la banca per l'effettuazione di un eventuale bonifico bancario, riferimenti ad un ordine specifico, eventuali altri comunicazioni di vario genere con il cliente.

Tra le cose da non scordare assolutamente in fatto di fatture è la loro conservazione. A fini fiscali devono essere conservate in formato originale cartaceo per 5 anni, 10 se si instaura un contenzioso di tipo civilistico. La fattura inoltre deve sempre essere emessa in più copie, ciò serve a garantire che tutte le parti possano procederne alla registrazione nei propri archivi.

• Se doveste sbagliare ed emettere due fatture con lo stesso numero (es. n. 01/14), la seconda fattura emessa avrà la numerazione 01/14 bis. E' un trucco semplice ma molto utile!