Come affrontare una riunione importante

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Organizzare e partecipare a una riunione di lavoro può portare numerosi benefici e risultati alla tua azienda, ma non solo. Cresce il team, ma si migliora anche se stessi. Consapevolezza, educazione e forza di volontà sono le carte più importanti da giocare. Ma come ci si prepara ad affrontare una riunione di lavoro?

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Il primo passo da non sottovalutare è il proprio aspetto. Un viso riposato (con un make-up semplice per le donne) e la cura nel vestirsi, sono i primi dettagli per conquistare a fiducia dei colleghi e dell'azienda. Il primo step quindi è proprio la preparazione. Fai ricerche mirate sugli argomenti che vuoi affrontare nella seduta e crea un programma: dev'essere conciso, diretto, e ordinato. Avviata la riunione, è fondamentale distribuire ai partecipanti la propria pianificazione con tutti i punti del giorno che andranno trattati e discussi. È consigliato ad esempio delineare sin da subito la finalità della riunione. Gli argomenti sono tuttavia da delimitare, scegliendo quelli più importanti a favore di quelli che possono rimanere marginali. Al leader spetta la scelta di gestire tutto tramite pc o in formato cartaceo o, addirittura, con entrambe le soluzioni.

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Sii puntuale nel dare il via alla riunione. Gestire il tempo è una qualità preziosa di un leader, fai in modo di portare a termine tutti i punti selezionati nel tuo programma. Stabilisci perciò una scadenza precisa (30 minuti potrebbero essere più che sufficienti) e conduci i vari confronti con la massima cura e saggezza. È necessaria la concentrazione da parte di tutti, crea perciò un ambiente quieto, fertile per la partecipazione. Mantieni vivo l'interesse di tutti i colleghi presenti. Ascolta consigli, suggerimenti, non dare mai niente e nessuno per scontato! Sciogli ogni imbarazzo, sii gentile ma mantieni sempre l'autorità richiesta dal tuo ruolo.

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Quando tu e i tuoi colleghi avrete affrontato tutti i punti del giorno, riassumili e chiedi continua conferma. I partecipanti alla riunione devono tornare ai propri incarichi arricchiti dall'esperienza, fai in modo che un linguaggio semplice ed efficace li aiuti a mantenere stretti i concetti. Non sempre nelle riunioni di lavoro vige l'armonia. In caso di scambi ostili, mantieniti fedele a te stesso e controlla le tue emozioni. Un trucchetto è ad esempio quello di fermarsi e sorseggiare dell'acqua, così da avere il tempo necessario per calmarsi e rispondere a modo. Non dimenticare, ovviamente, di ringraziare ognuno al termine della riunione.

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