5 consigli su come organizzare bene il lavoro da remoto

Al giorno d'oggi il lavoro da remoto sta diventando sempre più popolare e probabilmente lo sarà ancora di più negli anni a venire. Pe questo motivo le organizzazioni devono prepararsi e adattarsi rapidamente per operare in un ambiente adeguato a svolgere tale attività. Sebbene non sia un processo semplice, esistono tuttavia strategie e strumenti che possono aiutare ad organizzare bene la suddetta tipologia di lavoro purché si presti particolare attenzione ad alcuni importanti fattori. In riferimento a quanto sin qui premesso, ecco una lista con 5 consigli su come organizzare bene il lavoro da remoto.

Il primo consiglio per organizzare in modo corretto il lavoro da remoto è quello di mantenere inalterati i ritmi a cui si era abituati nell'ufficio. Da ciò si evince che è necessario dividere il lavoro stesso e il tempo libero stabilendo orari ben precisi e che consentono di operare con un buon ritmo e all'insegna della continuità. Grazie a ciò, c'è anche la possibilità di mantenere a regime le dinamiche di gruppo e aiutare gli altri dipendenti a rimanere allineati al programma stilato dall'azienda.

Il secondo consiglio per rendere fruttuoso il lavoro da remoto consiste nell'avvalersi di nuovi strumenti di collaborazione. Oggi infatti ne esistono molti pensati appositamente per potenziare e facilitare il lavoro a distanza e la collaborazione tra i team. La maggior parte degli strumenti consente chiamate vocali e video di gruppo, condivisione collaborativa e modifica di documenti in tempo reale, comunicazione in gruppi tematici (chat) e gestione di attività e progetti. Questi strumenti tra l'altro sono facili da usare, e quindi rappresentano un ottimo punto di riferimento per un modello esemplare di lavoro da remoto.

Il terzo consiglio per rendere proficuo il lavoro da remoto consiste nel dare una certa priorità alle comunicazioni video. Questa modalità a distanza è sicuramente migliore di quella scritta, in quanto non è suscettibile a fraintendimenti. La comunicazione con i video consente tra l'altro di aggiungere espressioni facciali e linguaggio del corpo al contenuto dei messaggi, il che spesso aiuta a comprendere il vero significato degli stessi e a ridurre al minimo le incomprensioni. La videocomunicazione infine riunisce le persone e contribuisce in modo decisivo a tenere affiatato un team in modo che possa affrontare con forza le sfide di questa nuova realtà.

Il quarto consiglio per ottimizzare il lavoro da remoto consiste nel mantenere attivo l'uso di specifiche applicazioni aziendali, come ad esempio dei software gestionali in modo che il risultato sia garantito come in ufficio. L'accesso alle suddette applicazioni può tra l'altro essere reso disponibile tramite browser web su normali PC e su reti sicure e crittografate (VPN) che consentono ai dipendenti di lavorare da remoto come se fossero nella propria sede aziendale.

Il quinto consiglio per rendere efficace un lavoro da remoto consiste nel controllare con una certa frequenza apparecchiature e dati, in modo da avere la certezza che entrambi abbiano i requisiti per soddisfare le esigenze del datore. Per questo motivo è necessario implementare nuovi controlli di sicurezza informatica come ad esempio quelli incentrati sulla protezione dei computer, delle reti e dell'identità digitale. Le soluzioni tecnologiche selezionate per il lavoro a distanza oggi sono tuttavia già tarate per soddisfare a 360 gradi tale esigenza e quindi senza mettere a rischio il business aziendale.