5 consigli per organizzare una conference call

tramite: O2O
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Introduzione

Le nuove tecnologie hanno apportato moltissimi cambiamenti positivi alle nostre vite: anche nell'ambito lavorativo i dispositivi di ultima generazione hanno permesso cose davvero impensabili fino a trenta o quaranta anni fa. Pensiamo ad esempio al sistema delle conference call: ora è possibile radunarsi e parlarsi in videoconferenza, senza bisogno della presenza fisica di tutti i partecipanti. È così possibile che persone che vivono in parti opposte del mondo, possano comunque riunirsi ad un tavolo virtuale per prendere decisioni e confrontarsi sugli argomenti più disparati. Ecco un'utile guida con 5 consigli per organizzare una conference call di successo. Buona lettura.

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Verificare le apparecchiature

Il primo consiglio è quello di verificare preventivamente il funzionamento di tutte le apparecchiature. Sia che si utilizzi un dispositivo telefonico che un personal computer, è opportuno fare qualche prova preventiva, in modo che al momento di iniziare tutto proceda per il verso giusto e senza sgradevoli intoppi.

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Avere a portata di mano numeri e codici

È molto importante avere sempre a portata di mano tutti i numeri da chiamare e vanno preferiti, ove possibile, i numeri di telefono fisso: in caso di numeri cellulari potrebbero anche subentrare problemi di linea o campo. Molti dispositivi per effettuare una conference call richiedono anche pin e codice specifici: è importante averli sempre con sè.

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Seguire le buone norme di educazione

Una conference call è una normale riunione, che avviene solo con modalità leggermente differenti. Non bisogna quindi dimenticare di seguire sempre le buone norme di educazione: presentarsi prima di prendere la parola e non sovrapporre gli interventi. È importante anche non distrarsi e seguire tutti gli interventi, anche quando non si è coinvolti in prima persona.

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Prestare attenzione ai rumori ambientali

Tra i consigli per organizzare una buona conference call c'è anche quello di prestare molta attenzione ai rumori ambientali. Occorre scegliere un luogo silenzioso, possibilmente con una buona acustica ed evitare rumori esterni come traffico e clacson. Quando non si interviene è importante silenziare il microfono ed evitare il vociare all'interno della stanza, che potrebbe compromettere il buon ascolto dei partecipanti in collegamento.

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Rispettare l'agenda della conference call

Come avviene in tutte le riunioni che si rispettano, è opportuno seguire l'agenda della conference call che si è precedentemente fissata. Rispettare i punti all'ordine del giorno permetterà a tutti i partecipanti di seguire il programma e non andare fuori tema. Può essere importante anche la presenza di un moderatore.

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