Come verbalizzare una riunione d'ufficio

di Agnese A. tramite: O2O difficoltà: facile

Le riunioni d'ufficio sono spesso molto noiose ma rappresentano anche il modo migliore per discutere sugli obiettivi e sulle strategie da adottare. Generalmente, durante la riunione, un funzionario prende nota di tutti gli argomenti affrontati e degli interventi che si sono succeduti in modo tale da poterli mettere a verbale. In questa guida, quindi, ti spiegheremo proprio come fare per verbalizzare una riunione d'ufficio.

1 Incominciamo col dire che il verbale è un testo ufficiale e una volta approvato ha valore vincolante e legale. Pertanto la sua stesura è un’operazione meno banale di ciò che si posa pensare. Questa è compito del segretario: uno dei partecipanti alla riunione ed eletto dagli altri presenti prima che si apri il dibattito.

2 Se sei stato eletto segretario, chiedi al tuo Responsabile e se puoi, utilizza un registratore: questo strumento ti permetterà di seguire tutti i passaggi della riunione. Segui attentamente il corso della riunione senza lasciarti sfuggire gli interventi compiuti dai partecipanti e prendi appunti. Questo ti sarà molto utile durante la stesura del verbale.

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3 Il verbale è suddiviso in tre parti: introduzione, svolgimento e conclusione.  In ogni parte sono andranno compilate tutte le informazioni in ordine di discussione, così come t’indicheremo nei seguenti passi.  Approfondimento Come condurre una riunione di lavoro (clicca qui) E’ importante sottolineare che il verbale è un testo oggettivo o informativo, pertanto non potrai scrivere opinioni e giudizi personali (come ad esempio “il Signor Bianchi ha avanzato l'assurda proposta…”).

4 La prima parte de verbale è riservata all’Introduzione.
In questa voce bisognerà indicare determinati dati, tra cui: la sede della riunione, la data e l'ora d’inizio; il nome dell'organismo riunito (quindi, nel nostro caso, “riunione d'ufficio”); l'ordine del giorno; i nomi di tutti i partecipanti e degli eventuali assenti e infine, i nomi del presidente e del segretario.

5 Dopo aver compilato l’Introduzione, si procede con lo Svolgimento vero e proprio. In questa fase si espongono in sintesi gli interventi dei partecipanti e le loro opinioni. Si potrebbe iniziare, ad esempio, con "In riferimento al primo punto dell'ordine del giorno, ha preso la parola...". In seguito, si scrivono le decisioni prese e secondo quali modalità (scrutinio segreto, alzata di mano, etc.), corredate da eventuali votazioni.

6 L'ultima parte del verbale, invece, è dedicata alle Conclusioni. Qui si riporta l'ora di chiusura della riunione, la formula conclusiva ("letto, approvato e sottoscritto") e, infine, si procede alla firma del verbale da parte del Segretario e del Presidente.

Come hai visto è un processo piuttosto semplice, ma tutto dipende dall'attenzione del Segretario che dovrà appuntare ogni passaggio nella maniera più fedele possibile e restando imparziale. Probabilmente sarà questa la fase più difficile!

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