Come tenere una riunione efficace

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Capita per svariati motivi di dover tenere una riunione di lavoro. È opportuno in ogni caso che la stessa sia proficua per tutti i dipendenti e possa portare al raggiungimento di determinati obiettivi, sia a medio che lungo termine. È fondamentale che durante una singola riunione ci sia sempre dialogo fra tutti e ciascuno sappia ascoltare i punti di vista delle altre persone. In questa guida, passo dopo passo, ti dirò come tenere una riunione efficace.

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Occorrente

  • Programma
  • obiettivi
  • comunicazione
  • piano di attività
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Fai in modo innanzitutto che la riunione possa essere un evento piuttosto rilevante, altrimenti è inutile che la organizzi; invita le persone indispensabili, affinché la riunione possa riuscire al meglio; evita comunque di sprecare enormi quantità di tempo, facendo sì che le persone che partecipano a questo tipo di evento possano proporre iniziative utili per l'azienda.

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Definisci gli obiettivi della riunione, distribuendo il programma della stessa in anticipo, con tutti gli argomenti all'ordine del giorno. È poi indispensabile che tu crei un'apposita struttura per la riunione medesima. Dichiara sempre e comunque i risultati che ti attendi, così i partecipanti possono essere più motivati e rendere le riunioni più produttive. Sottolinea in modo chiaro gli obiettivi che ti attendi da questo tipo di evento: prima ancora che il tutto cominci, accertati che tutti comprendano gli obiettivi medesimi.

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Gestisci in modo proficuo la tua riunione, assumitene le responsabilità e quindi portala a compimento. Dimostra che vuoi mantenere la discussione tempestiva, utile ed al tempo stesso pertinente. Inoltre, fai capire ai tuoi colleghi che ci tieni molto al tempo che loro dedicano a te. Nel caso in cui la conversazione dovesse andare al di fuori degli argomenti previsti dall'ordine del giorno, riportala sui giusti binari, commentando che l'argomento posto da uno dei tuoi colleghi è interessante, ma comunque non pertinente con ciò che viene trattato.

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Tieni presente che la caratteristica essenziale di ciascuna riunione è la comunicazione. Fai quindi in modo di ottenere la partecipazione costruttiva di tutti i presenti, senza soffocare in nessun modo la discussione, altrimenti non riusciresti ad ottenere una decisione di gruppo o quanto meno a costruire il tuo consenso. Cerca di non scartare le idee di nessuno, anche nel caso in cui tu le ritenga le meno adatte per la riunione.

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Chiudi la riunione tracciando un piano di attività; fai in modo che, al termine dell'evento, tutti se ne vadano conoscendo i passi successivi. Stila una relazione della riunione che si è tenuta, non prima di aver chiesto ai presenti se, secondo il loro punto di vista, la riunione stessa sia stata utile e proficua. Appuntati tutti i progressi che fanno seguito a tale evento e non perdere di vista gli obiettivi.

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