Come scrivere una lettera di sollecito

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Se pensiamo ad una lettera di sollecito la colleghiamo automaticamente a un pagamento o ad una riscossione mancata. La lettera di sollecito non è piacevole né da ricevere e né da inviare poiché, nella maggioranza dei casi, indica una mancanza di denaro. A volte, però, essa potrebbe riferirsi semplicemente a una possibile dimenticanza altrui. Nella nostra situazione specifica, però i conti non tornano: un cliente, un ente o chiunque abbia usufruito di un nostro servizio, non ci ha ancora pagato. Quando accade un fatto del genere, possiamo muoverci in pochi modi. Potremmo scordarci dei soldi se la cifra è irrisoria, fare una chiamata alla persona in oggetto o più formalmente scrivere una lettera di sollecito. Fra le aziende, purtroppo, questo è un metodo molto utilizzato per risolvere situazioni pendenti. Per una maggiore sicurezza è sempre meglio inviare la lettera di sollecito tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, oppure con posta elettronica certificata se ne siete in possesso e anche l'altra persona o società ne è provvista. Nella guida vedremo quindi come scrivere una lettera di sollecito efficace.

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Occorrente

  • Computer
  • Programma di scrittura
  • Raccomandata A/R
  • Fotocopiatrice
  • Faldone contenitore
  • Anagrafica clienti
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Segui una traccia predefinita

Innanzitutto, ci occorre un programma di editing, sicuramente sul nostro computer ne abbiamo uno installato. Il più famoso è certamente Word di Microsoft, ma esiste anche Writer di Libre Office o di Open Office. Per avere un buon risultato finale, scarichiamo qualche modello da internet, molto utile per l'impostazione della lettera. A questo link, troviamo un esempio tra tanti. La lettera di sollecito, solitamente viene inviata alla scadenza dei 30 o 60 giorni dall'emissione della fattura, ma questa non è una regola vincolante. Cercate di inviare due tipologie di guide ben distinte: una riguardo alle persone fisiche e una riguardo alle società. A seconda dei casi, quindi, seguite quella che vi riguarda. Potreste anche dividere la lettera di sollecito in due sottocategorie: 'buona' e cattiva'. Solitamente il primo invio è sempre 'buono', dato che è un avviso bonario. Vi sconsigliamo caldamente di partire subito con toni troppo accesi.

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Scegli il tono della lettera

Gli elementi che dobbiamo certamente mettere sono i dati (del creditore e del debitore), numero e data della fattura come, per esempio, l'importo e le modalità di pagamento. Come già accennato, la prima lettera di sollecito di solito ha toni molto blandi. Quindi, nel testo, ci limiteremo a dire che da un riscontro contabile ci risulta un pagamento non pervenuto, dando il beneficio del dubbio al cliente. Ovviamente indichiamo anche la scadenza del pagamento. Altra indicazione importante nella lettera di sollecito è la scritta "Primo sollecito" come oggetto. Questo perché, la prassi vuole che l'eventuale seconda lettera abbia un tono più deciso e menzioni le vie legali per spronare il cliente al pagamento. La terza lettera di sollecito è spesso quella in cui si informa il debitore dell'avvio della procedura legale. In fase giudiziale è importante che vi sia la prova dell'invio di tre lettere di sollecito.

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Crea un archivio del sollecito in oggetto

In calce, in fondo a destra, non devono mancare il nostro timbro e la firma di chi si occupa del recupero del credito. Ricordiamoci che già dalla seconda lettera di sollecito dobbiamo citare che se il mancato pagamento si protrae, faremo ricorso a vie legali. In previsione di ciò, è bene fare un piccolo archivio dell'intera pratica di sollecito e inserire il tutto in un apposito faldone. Si dovranno fotocopiare con cura sia le lettere spedite che le raccomandate, soprattutto la ricevuta di ritorno Quella è la prova inconfutabile che la lettera di sollecito è stata debitamente letta e ricevuta. Abbiate cura di tenere il faldone in un luogo asciutto, al riparo dalle intemperie e dall'umidità.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se possibile, cercate sempre di essere concilianti e di risolvere bonariamente la questione.

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