Come scrivere il programma di un meeting

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Il meeting è un particolare tipo di assemblea all'interno della quale tutti gli invitati discutono un particolare tema. Se stiamo pensando di organizzare un meeting per riuscire ad ottenere un ottimo risultato dovremo organizzare ogni singolo aspetto. Per questo motivo è importante riuscire a redigere un programma dell'incontro inserendo tutte le varie attività che abbiamo intenzione di eseguire. Se è la prima volta che ci troviamo a dover organizzare un evento di questo tipo, potremo provare a seguire alcuni utilissimi consigli riportati all'interno delle varie guide presenti su internet che ci aiuteranno ad organizzare un meeting in maniera perfetta. Nei passi successivi, in particolare, vedremo come fare per riuscire a scrivere correttamente il programma di un meeting.

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Occorrente

  • Seguire i consigli riportati nella guida.
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Operazioni preliminari

Per organizzare tale evento nella maniera migliore, si deve preparare un'agenda con particolare attenzione, ma per eseguire un ottimo lavoro occorre tenere conto di determinati passaggi. Prima di fare ogni altra cosa, valutiamo bene se è realmente il caso di organizzare un incontro, se si tratta soltanto di fornire delle informazioni, è preferibile inviare qualche newsletter per evitare di perdere tempo prezioso. Se invece decidiamo di procedere, verifichiamo se la nostra azienda adotta solitamente un modello particolare per stabilire gli ordini del giorno, fatene uso.

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Redazione del programma

Cerchiamo di capire se ci sono partecipanti che intendono presentare precise questioni da discutere, se si tratta di argomenti simili o uguali, raggruppiamoli inserendoli nell’ordine del giorno in unico punto. Scriviamo l’ordine degli eventi secondo la loro importanza e tenendo conto del tempo a disposizione. Se esiste una tematica di cui occorre parlare con priorità o urgenza, annotiamola in cima all’agenda, in questa maniera avremo la certezza di poterla approfondire dedicandoci il tempo necessario.

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Invio del programma ai partecipanti

Quando avremo terminato di stilare il programma, rileggiamolo accuratamente per far sì che esso possa essere presentato completamente privo di imperfezioni ed errori, se risulterà perfetto, dimostreremo di essere precisi ed attenti ad ogni più piccolo dettaglio. Provvediamo quindi a mandarlo tramite e-mail a tutti i partecipanti, suggerendo loro di stamparne una copia da portare al meeting, ma stampiamone qualcuna anche noi da tenere portata di mano e durante l'incontro, la distribuiremo eventualmente a chi dovesse esserne sprovvisto.

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