Come rispondere correttamente al telefono di un'attività commerciale/azienda

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Qualunque sia il settore dell'azienda per la quale si lavora, saper rispondere al telefono in maniera impeccabile rappresenta un ottimo biglietto da visita sia per la società, che per il personale addetto a questo compito. Eppure saperlo fare non è poi così scontato come sembra. Come fare dunque per rispondere correttamente e dare un valore aggiunto all'attività commerciale per cui si lavora? Vediamo, nelle prossime pagine, alcune semplici regole da seguire. (Photo Credit, David Niblack, Imagebase.net)

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Velocità nella risposta. Ecco già una prima regola. Quando il telefono suona è bene alzare la cornetta entro tre o quattro squilli al massimo. È risaputo: il mondo del lavoro è sempre frenetico, e questo accorgimento serve, innanzitutto, per essere sicuri di non perdere nessun contatto e quindi nessun potenziale cliente. Poi, la risposta immediata (o quasi) è sicuramente un segnale di presenza ed efficienza per l'interlocutore.

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Dal momento in cui inizia la conversazione, la regola imprescindibile è certamente la cortesia. Dando sempre del lei alla persona dall'altro capo del filo (a meno che questa non richieda esplicitamente di utilizzare il "tu") occorre avere mantenere un tono di voce gentile e cortese, cercando di trasmettere disponibilità e positività. Per questo obiettivo è bene sorridere mentre si parla: chi è alla cornetta non potrà vederci ma percepisce benissimo il nostro stato d'animo e un sorriso smagliante aiuta davvero a porsi in maniera accogliente e rilassata.

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In terzo luogo è fondamentale la chiarezza con cui ci si esprime. Può sembrare cosa scontata o di poco conto, ma molto spesso non è così. Parlare in modo chiaro e preciso, comunicando il nome dell'azienda e di chi risponde alla telefonata, mette a proprio agio chi ci sta contattando: questo, infatti, avrà subito la certezza di aver chiamato l'attività che cercava e saprà con precisione a chi si sta rivolgendo. Quindi, dopo l'immancabile "Buongiorno" o "Buonasera" (che assumono uno status più professionale del classico "Pronto"), bisogna non dimenticare una breve ma ben scandita presentazione.

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Per quanto riguarda, invece, la formula da utilizzare questa andrà scelta a seconda del contesto in cui ci si trova. Utilizzare frasi come "in cosa posso aiutarla?" o simili, oppure non utilizzarne e aspettare che sia la persona a proporre il suo messaggio dopo la presentazione, è una scelta che andrà personalizzata in base all'azienda in cui si lavora o al tipo di servizio che si offre. Infine, un altro consiglio utile per rispondere correttamente e in modo professionale alle telefonate riguarda la gestione delle stesse: occorre impegnarsi nel condurre, con gentilezza ma avendo polso, la conversazione per evitare di subire, ad esempio, interlocutori troppo logorroici o poco educati, che rischierebbero di far perdere tempo e pazienza.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Prendere appunti durante la conversazione, per essere sicuri di ricordare date, orari o richieste espressi dall'interlocutore

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