Come organizzare una riunione

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Ciò che attualmente conosciamo con il nome di "meeting" è una riunione che si svolge in diversi ambiti, professionali e non. Le riunioni permettono di confrontarsi su determinati argomenti e trovare la soluzione migliore per diverse questioni. Esse costituiscono un vero e proprio investimento di tempo e si devono organizzare con criterio. Le aziende quanto le associazioni hanno bisogno dei meeting per fare ordine e questi incontri dovrebbero rispondere ad alcune norme di base alivello organizzativo e collaborativo. Qui di seguito vedremo nel dettaglio come organizzare una riunione nei minimi dettagli. Si tratta semplicemente di seguire un piccolo iter e il meeting avrà senz'altro successo.

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Occorrente

  • Organizzazione
  • Location
  • Orario
  • Ordine del giorno
  • Partecipanti
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Scegliere la location in base al tipo di riunione e informare i partecipanti tramite comunicazione

Per organizzare una riunione, bisogna anzitutto scegliere la location adeguata. Se il meeting ospiterà clienti importanti, allora l'ambientazione dovrà essere austera. Naturalmente anche i locali dell'azienda si prestano per un meeting di questo tipo. Se invece si tratta di una riunione a cui parteciperanno anche le aziende associate alla nostra, in quel caso una sala conferenze di un hotel sarebbe l'ideale. Dopo aver stabilito quale sarà la location, sarà opportuno comunicare luogo, data e orario a tutti i partecipanti. A tal proposito si potrebbe utilizzare una comunicazione scritta da inviare per posta. Per questioni di praticità, un'e-mail è una soluzione ancora più adeguata.

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Stabilire l'ordine del giorno e fissare gli orari di inizio e fine riunione

Una riunione si organizza sempre nei minimi dettagli, tenendo conto di una lista di argomenti da trattare. Per questo motivo dobbiamo organizzare l'ordine del giorno e fissare un orario di inizio e uno di fine del meeting. Ovviamente i partecipanti devono sapere sia di cosa si parlerà, sia a che ora più o meno si inizia e si termina. Nel momento in cui andiamo a stabilire un ordine del giorno, dobbiamo anche assegnare diversi ruoli ai partecipanti. Tutti dovranno arrivare preparati per poter decidere in tempi brevi sul da farsi. Se la riunione si sviluppa su incontri precedenti, basterà semplicemente riassumere in maniera esaustiva gli argomenti trattati durante l'ultimo incontro.

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Distribuire il verbale ai partecipanti, proporre soluzioni proficue e avere un confronto civile

Vi sono alcuni casi in cui le riunioni vengono dirette da un presidente, ovvero una figura preposta all'organizzazione e alla gestione dell'evento. Dovrà inoltre esserci un verbale su cui prendere nota di tutti i punti salienti. Questo documento si dovrà distribuire a ciascun partecipante prima di iniziare con il meeting. L'obiettivo primario di ogni riunione consiste nell'emanare una serie di delibere o di decisioni proficue e coerenti. Soltanto così verrà apprezzata appieno l'utilità di un incontro di questo tipo. Cerchiamo soprattutto di rispettare gli orari di inizio e di fine riunione e manteniamo un confronto civile, con una dialettica ben organizzata, priva di fronzoli.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Sarà conveniente ed utile, farsi comunicare la presenza effettiva da coloro che sono invitati a partecipare.
  • Il verbale non deve mai mancare per rendere partecipi i componenti di ciò che si va a decidere durante la riunione.
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