Come organizzare un convegno

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Organizzare un convegno è sempre una grande occasione e può dare molte soddisfazioni personali, ma come in tutti gli eventi che si pianificano, occorre investire tempo ed energie. Una buona riuscita prevede l'attenzione su parametri decisamente importanti e aspetti da non sottovalutare se si vuole organizzare nel modo migliore l'evento, tenendo in considerazione anche l'interesse dei partecipanti. In questa guida spiegherò come organizzare al meglio un convegno.

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Occorrente

  • tempo a disposizione e agenda personale, contatti validi e tanta volontà
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La prima cosa da decidere sarà il luogo e la data della manifestazione. Organizzare un convegno richiede anche una certa disponibilità economica, quindi potete agire privatamente oppure offrirsi come organizzatori presso il comune dove si vuole organizzare l'evento o presso enti preposti a seconda del carattere del convegno. Riguardo la data, invece, il mio consiglio è quello di non sceglierla troppo in là nel futuro ma neanche troppo vicina; l'ideale sarebbe quella di almeno due settimane dall'evento.

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A questo punto sarà necessario individuare una persona adatta per presentare e coordinare tale evento. Potete puntare su qualcuno di fiducia e che sappia parlare in pubblico, rilasciando in caso delle interviste per radio private o giornalisti. È buona norma anche visitare il luogo del convegno in largo anticipo e disegnare una mappa che servirà per creare l'atmosfera giusta e dettagliata. Una corretta sistemazione consente di prevenire eventuali rischi.

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Tutto il lavoro sarà stabilito in base alle possibilità economiche dell'evento stesso e in ogni caso si può optare chiedendo un incentivo al comune di residenza. Grazie alla sponsorizzazione del comune e degli enti preposti sarà poi possibile preparare una bozza di stampa per la promozione dell'evento attraverso locandine, manifesti, brochure, ricordando di inserire i marchi degli eventuali sponsor aderenti. Un'altra idea sarebbe quella di sostenere una campagna di beneficienza durante la manifestazione e quindi avere più possibilità di concretizzare il tutto.

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Chi organizza un convegno deve pensare anche ad alcuni aspetti fondamentali durante la manifestazione come accogliere i relatori ed accompagnarli in loco oltre che nei rispettivi alberghi (se provengono da lontano), controllare che il sito scelto sia preparato nella maniera scelta (audiovisivi, impianto di luci e voce ad hoc) eventuali cornici di fiori e piante per abbellire il palco, acqua a disposizione per i relatori. Ad una settimana di distanza dall'evento tutto deve essere perfetto; solo così si avrà la tranquillità di poter affrontare la giornata e ricevere solo dei complimenti.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Cercate di avere le idee chiare prima di iniziare: focalizzate esattamente la finalità del convegno
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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