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Come organizzare l'archivio dell'ufficio

di Volodymyr Romanchenko difficoltà: media

Come organizzare l'archivio dell'ufficio Nell'ufficio capita sempre di essere sommersi da grandi quantità di dati cartacei che a lungo andare tendono ad accumularsi disperdendosi per il nostro ambiente di lavoro. In questa guida tratteremo di come poter organizzare in modo corretto e funzionale l'archivio del nostro ufficio, facilitando così l'accesso alle nostre pratiche e ai nostri documenti senza ulteriori perdite di tempo e fatica, a causa delle lunghe ricerche che dovremo fare per riuscire a trovare un dato documento.

Assicurati di avere a portata di mano: Scaffali da ufficio, raccoglitori ad anelli, etichette adesive su cui scrivere.

1 Per cominciare, dovremmo munirci di scaffali da ufficio che saranno atti a contenere i nostri documenti. Dovremmo ovviamente acquistare scaffali in base alle nostre necessità inquanto dobbiamo considerare che a lungo andare, se non sono ancora pieni, i ripiani si riempiranno costringendoci a comprare altri scaffali per contenere i documenti. Per evitare di fare doppiamente il lavoro del comprare gli scaffali, ci preserveremo acquistandone di capienti e possibilmente con molti ripiani per risparmiare anche spazio sfruttandolo al meglio per l'archiviazione dei nostri file.

2 Una volta entrati in possesso degli scaffali possiamo cominciare con l' acquisto di raccoglitori ad anelli che serviranno per raccogliere i fogli in modo ordinato e minuzioso. Insieme ai raccoglitori ad anelli dovremmo munirci anche di etichette adesive che ci serviranno per scriverci sopra e catalogare i documenti in base alla loro funzione, necessità, data, nome, tipo e se necessario indice alfabetico per facilitare la ricerca di determinati fogli. Una volta entrati in possesso anche di questo materiale saremo pronti finalmente con la catalogazione vera e propria dei nostri file archiviandoli in modo corretto ed ordinato, facilitandoci il lavoro e dandoci la possibilità di risparmiare tempo e fatica.

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3 Per catalogare i nostri documenti dovremmo archiviarli nei raccoglitori ad anelli e dovremmo distribuirli negli scaffali seguendo un rigido ordine stabilito in precedenza, e che dovremmo rispettare sempre anche per il prelievo di documenti in tempi futuri come anche per l' archiviazione di file nei lassi di tempo successivi all' archiviazione.  Una volta sistemati tutti i raccoglitori negli appositi scaffali seguendo l'ordine precedentemente stabilito possiamo dire di aver archiviato correttamente tutti i nostri documenti di ufficio.  Approfondimento Come mantenere in ordine l'ufficio (clicca qui) Adesso dobbiamo solo stare attenti a prenderci cura dei raccoglitori ed aprirli ogni tanto, inquanto polvere, muffa o condensa potrebbero compromettere l' inchiostro e quindi validità dei documenti stessi, arrecandoci seri danni al lavoro.  Seguendo le procedure e le giuste accortezze possiamo dire di aver archiviato con successo e durevolezza tutti i nostri file d' ufficio, rendendoli più sicuri e più protetti.. 

Non dimenticare mai: Aprire di tanto in tanto gli archivi più anziani e controllarli per evitare che agenti esterni quali muffa o umidità compromettano i nostri documenti più importanti.

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