Come organizzare l'archivio dell'ufficio

di Rita Malizia tramite: O2O difficoltà: facile

In ufficio capita spesso di essere sommersi da grandi quantità di dati cartacei che, a lungo andare, tendono ad accumularsi disperdendosi per il nostro ambiente di lavoro. In questa guida vedremo come poter organizzare in modo corretto e funzionale l'archivio del nostro ufficio, facilitando così l'accesso alle nostre pratiche ed ai nostri documenti senza perdite di tempo e fatica.

1 Per cominciare, dovremmo munirci di scaffali da ufficio, che saranno destinati a contenere i nostri documenti. La scelta degli scaffali è da ponderare in base alle nostre necessità: a lungo andare, i ripiani si riempiranno costringendoci a comprare altri scaffali se questi dovessero risultare insufficienti. Per risparmiarci quest'ulteriore fatica, ci preserveremo acquistandone di capienti e possibilmente con molti ripiani, per sfruttarli al meglio nell'archiviazione dei nostri documenti.

2 Una volta montati gli scaffali, possiamo cominciare con l'acquisto di registratori a leva che serviranno per raccogliere i nostri fogli in modo ordinato. Un aiuto nella classificazione può venire anche dai colori: scegli i raccoglitori ed i registratori con dei colori accomunabili e riconoscibili.

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3 La catalogazione vera e propria dei documenti dipende dal tipo di attività che si svolge, dunque può variare di caso in caso.  In generale, saranno utili delle buste in plastica trasparente con perforazioni e dei separatori, ovvero dei cartoncini che separeranno, all'interno dello stesso raccoglitore e con colori differenti, i tuoi documenti secondo un criterio che ti soddisfa; una linguetta sporgerà sul lato e sopra potrai annotarci l'argomento.  Approfondimento Come archiviare i documenti in ufficio (clicca qui)
Si ricorda di non inserire dentro buste in plastica la carta termica (per esempio un fax): si sbiadirà nel giro di poco tempo.  È necessario dunque, prima di archiviarla, farne una fotocopia su carta.

4 Stabilito il tipo di raggruppamento che ci è più comodo, avremo delle macro-categorie (es. Nome dell'azienda cliente) che conterranno delle categorie più piccole; dovrai poi sistemare il tutto in ordine crescente (numerico o alfabetico). Se possediamo molto materiale, potrebbe essere utile fare uno schema, su un foglio di carta, di gruppi e sottogruppi. Sul dorso del raccoglitore o del registratore, ricordiamoci di posizionare un'etichetta con informazioni sul nome dell'azienda (o ditta) di riferimento e sul contenuto, sul periodo di riferimento ed eventuali codici di riconoscimento.

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