Come organizzare l'archivio dell'ufficio

di G. Mastorna "Fernet" tramite: O2O difficoltà: facile

In ufficio capita spesso di essere sommersi da grandi quantità di dati cartacei che, a lungo andare, tendono ad accumularsi disperdendosi per il nostro ambiente di lavoro. In questa guida vedremo come poter organizzare in modo corretto e funzionale l'archivio del nostro ufficio, facilitando così l'accesso alle nostre pratiche ed ai nostri documenti senza perdite di tempo e fatica.

Assicurati di avere a portata di mano: Scaffalature per ufficio Registratori a leva Raccoglitori ad anelli Porta-progetti Cartelline in carta Buste in plastica perforate Etichette adesive

1 Per cominciare, dovremmo munirci di scaffali da ufficio, che saranno destinati a contenere i nostri documenti. La scelta degli scaffali è da ponderare in base alle nostre necessità: a lungo andare, i ripiani si riempiranno costringendoci a comprare altri scaffali se questi dovessero risultare insufficienti. Per risparmiarci quest'ulteriore fatica, ci preserveremo acquistandone di capienti e possibilmente con molti ripiani, per sfruttarli al meglio nell'archiviazione dei nostri documenti. La scelta di scaffali aperti piuttosto che con ante in vetro (che permettono la chiusura con una chiave) o addirittura, come alternativa, dei veri e propri armadietti metallici, dipende dal tipo di documenti che dovremo conservare e da quanto si vuole limitarne l'accesso a terzi.

2 Una volta montati gli scaffali, possiamo cominciare con l'acquisto di registratori a leva che serviranno per raccogliere i nostri fogli in modo ordinato. Insieme ai registratori, dovremmo munirci anche di etichette adesive, per classificare i raccoglitori in base al loro contenuto e - se necessario - in ordine alfabetico, per facilitarne la ricerca. Un aiuto nella classificazione può venire anche dai colori: scegli i raccoglitori ed i registratori con dei colori accomunabili e riconoscibili. Ti potranno essere utili anche faldoni con lacci (per contenere cartelline), porta-progetti, buste in plastica formato A4 e A3.

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3 La catalogazione vera e propria dei documenti dipende dal tipo di attività che si svolge, dunque può variare di caso in caso.  In generale, ti saranno utili delle buste in plastica trasparente con perforazioni e dei separatori, ovvero dei cartoncini che separeranno, all'interno dello stesso raccoglitore e con colori differenti, i tuoi documenti secondo un criterio che ti soddisfa; una linguetta sporgerà sul lato e sopra potrai annotarci l'argomento.  Approfondimento Come organizzare un archivio (clicca qui)
Ricorda di non inserire dentro buste in plastica la carta termica (per esempio un fax): si sbiadirà nel giro di poco tempo.  È necessario dunque, prima di archiviarla, farne una fotocopia su carta.

4 Ragiona sempre pensando a chi contiene cosa, una sorta di matrioska: dal più piccolo al più grande, dalla cartellina al faldone. Stabilito il tipo di raggruppamento che ti è più comodo, avrai delle macro-categorie (es. Nome dell'azienda cliente) che conterranno delle categorie più piccole; dovrai poi sistemare il tutto in ordine crescente (numerico o alfabetico). Se possiedi molto materiale, potrebbe essere utile fare uno schema, su un foglio di carta, di gruppi e sottogruppi. Sul dorso del raccoglitore o del registratore, ricordati di posizionare un'etichetta con informazioni sul nome dell'azienda (o ditta) di riferimento e sul contenuto, sul periodo di riferimento ed eventuali codici di riconoscimento.  

Non dimenticare mai: Aprire di tanto in tanto gli archivi più vecchi e controllarli al fine di evitare che agenti esterni, quali muffa o umidità, compromettano i nostri documenti più importanti.

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