Come organizzare eventi aziendali

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

In un'azienda è necessario creare un ambiente collaborativo e coeso, curando ogni aspetto. Non conta solo assolvere alla realizzazione di un progetto, pianificandolo al meglio, ma è anche necessario comunicare con il proprio target di riferimento nel miglior modo possibile. Quando un marchio deve lanciare il proprio nuovo prodotto può operare in diversi modi, cercando di sponsorizzarlo e farlo conoscere alla massa di riferimento. Gli eventi aziendali, ad esempio, sono un ottimo strumento di marketing per lanciare un messaggio ai clienti e sono fondamentali anche per ottenere una necessaria presenza sulla stampa. In base alla loro portata avranno una diversa risonanza nell'ambiente, ma l'obiettivo a cui si punta è sempre il medesimo. In questa breve guida, quindi, vedremo come organizzare eventi aziendali in modo semplice e, soprattutto, efficace.

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Occorrente

  • Piano organizzativo
  • Agenda per gli appunti
  • Team di collaboratori affidabili
  • Valutazione dei costi e budget
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Scegliere il tipo di evento

Un evento aziendale ha come scopo primario quello di promuovere il proprio prodotto, facendo breccia nel pubblico che vi partecipa. Questo sta ad indicare che è necessario offrire ai presenti un ottimo servizio ed una buona accoglienza. Prima di qualsiasi operazione, però, bisogna targettizzare il pubblico di riferimento e definire in maniera precisa l'obiettivo che l'azienda intende raggiungere. Una volta fatto questo va stabilito il budget massimo che dovrà essere preposto all'organizzazione dell'evento. È possibile sfruttare un evento formale oppure uno più votato all'impersonalità. Organizzare eventi richiede, ovviamente, un team di collaboratori validi, ognuno dei quali avrà un compito specifico. Solo dopo aver stabilito dimensione, budget e potenziale pubblico si potrà procedere alla scelta della location.

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Scegliere la location

In questo punto vediamo come muoverei primi passi nella scelta della giusta location. Per prima cosa sarà necessario chiedere un preventivo sui costi per l'uso di un determinato spazio. Dovremo prendere nota di ogni dettaglio e sbrigare tutte le pratiche burocratiche. In tutti gli eventi aziendali ciò che conta maggiormente è l'ospitalità e l'accoglienza. Dopo la conclusione della convention e dei dibattiti è bene offrire ai presenti un buffet per ristorarsi. Questo rappresenta un momento di aggregazione e scambio di idee in totale scioltezza. Perciò dovremo rivolgerci ai servizi di catering e intrattenimento per ospiti, cercando di rendere maggiormente coinvolgente l'ambiente, arrivando al punto focale della serata.

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Scegliere gli invitati

Uno degli aspetti fondamentali è la scelta degli invitati. Il target a cui si vuole proporre il prodotto fornisce un'idea del tipo di giornalisti e influencer che dovranno essere invitati all'evento. La comunicazione è un aspetto fondamentale e saper parlare a persone del settore in maniera chiara e precisa aiuterà successivamente nella percezione del nostro prodotto all'esterno. Nella nostra era tecnologica un aspetto importante è rappresentato dai social network, che anche nell'ambito di eventi aziendali possono essere sfruttati a proprio favore. Attraverso questi è possibile attivare una serie di domande che i consumatori possono formulare agli esponenti dell'azienda, interagendo in maniera quasi diretta con la proprietà, animando l'evento stesso. Immagini, video e foto potranno scorrere nelle pagine social delle aziende impegnate in particolari eventi, dove le attese sono elevate e il seguito di persone interessate molto alto.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Teniamo presente che in qualsiasi fase dell'evento può presentarsi un imprevisto. Perciò dobbiamo preparare un evento in cui poter far fronte ad eventuali problemi.

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