Come iniziare a organizzare eventi

tramite: O2O
Difficoltà: difficile
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Introduzione

Gli eventi rappresentano una leva di comunicazione che permette il contatto “diretto” (face to face) con pubblico di consumatori o semplici spettatori, trasmettendo in maniera innovativa, i mondi di riferimento di un brand o di un soggetto promotore. L'organizzazione di eventi può riguradare vari settori, dal divertimento ad associazioni di cultura. Ma anche molte aziende, istituzioni, associazione no-profit, comunità, organizzano infatti eventi al fine di creare visibilità o consapevolezza, generando profitti. Vediamo allora come iniziare a organizzare eventi.

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Occorrente

  • Bevande, service audio, location, un computer con collegamento a internet
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Se vogliamo occuparci di organnizzazione eventi, non possiamo non cominciare da uno degli ormai strumenti più utilizzati in questo campo: internet. Pubblicizzare on-line l'evento, raccogliere adesioni tramite i social network, è indispensabile per tastare il polso della situazione, ovvero capire quanta gente accorrerà alla festa. L'organizzatore deve sapere in anticipo quante persone ci saranno, anche se l'evento che si sta organizzando non è a inviti, perché bisogna rispettare le norme di sicurezza e tutelare l'incolumità degli ospiti. Se il posto è all'aperto, ad esempio un prato, bisogna andare al comune ed informarsi sulla zona, se è considerato suolo pubblico bisogna pagare l'affitto (dipende dalla città), se è un suolo privato bisogna contattare il proprietario per evitare denunce.

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A questo punto, abbiamo il posto e l'orario dell'evento da aggiungere alla nostra pubblicità online. Tutto poi dipende dal tipo di evento che dobbiamo organizzare. Se ci occupiamo di eventi mondani, nella lista delle cose immancabili ci sono la musica, le bevande e gli stuzzichini.
Per quanto riguarda la musica, sarà consigliabile la musica dal vivo, che è senz'altro di maggiore impatto. La musica dal vivo sarà consigliabile solo se abbiamo una location abbastanza grande oppure uno spazio all'aperto.

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Per la band, ci servirà un service fatto da un fonico, potremmo chiedere direttamente al gruppo, di solito i musicisti conoscono i migliori tecnici e in più con questo escamotage potremmo pagare tutto il servizio a forfait. Se il posto è piccolo, potremmo cercare un buon dj, per eseguire un breve djset.


Fatto ciò, potremmo pensare ad allestire uno spazio ristoro. Sarebbe ideale "affittare" un barman professionista, però questo dipenderà dalla cifra che dovremmo sprendere e dal tipo di evento. Ma anche con una piccola spesa potremmo garantire un servizio eccellente.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Pubblicizziamo tanto l'evento su internet e facciamo degli inviti cartacei da spedire agli ospiti immancabili

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