Come essere un buon receptionist

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

La figura professionale del receptionist è richiesta con sempre maggiore frequenza, in quanto trova applicazione in vari campi, come quello turistico (settore alberghiero), ma anche commerciale (ad esempio come centralinista sia in aziende che in uffici privati). Diverse sono le abilità e attitudini richieste ad un receptionist, come ad esempio propensione al contatto con il pubblico, capacità di ascolto ed empatia, ma non sono gli unici requisiti essenziali per imparare ad essere un buon receptionist.

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Possedere doti comunicative

Innanzitutto, qualità fondamentali di un buon receptionist sono delle ottime doti di comunicazione. Per intrattenere i clienti (soprattutto in caso di attese più o meno lunghe) è infatti necessario possedere buone capacità di dialogo, oltre naturalmente a saper ascoltare gli altri.
In molti casi il receptionist è la prima figura dell'azienda con un cui un cliente entra in contatto ed è fondamentale che faccia una buona impressione, trasmettendo sensazioni positive senza mettere a disagio gli interlocutori.

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Conoscere le lingue

Fondamentale per il lavoro di receptionist è anche conoscere le principali lingue straniere, soprattutto nel caso in cui si lavori nei villaggi turistici o nelle strutture alberghiere.
Indispensabile è perlomeno la padronanza della lingua inglese e molte strutture richiedono anche la conoscenza di una seconda lingua straniera. Questo requisito varia in base alla tipologia della clientela dell'azienda, ma anche in base alla sede di lavoro: al nord-est è generalmente richiesta una buona conoscenza del tedesco (o addirittura dello sloveno), mentre spostandosi verso ovest saranno privilegiati francese ed eventualmente spagnolo.

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Prendersi cura di sè

Un'altra caratteristica importante è la cura della propria persona, dato che, come accennato in precedenza, il receptionist rappresenta l’immagine dell’azienda, come una sorta di biglietto da visita che la struttura presenta ai propri clienti.
La bella presenza è secondaria, ma l’abbigliamento deve essere professionale, in linea con lo stile dell'azienda, così come il comportamento, che deve essere appropriato e trasmettere calma e sicurezza (add esempio, al centralino di un albergo a cinque stelle il receptionist dovrà assumere un atteggiamento formale).

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Saper gestire le telefonate

Poiché si tratta di una delle principali mansioni del receptionist, la capacità di gestire al meglio le telefonate dei clienti risulta fondamentale per svolgere al meglio questo lavoro. Il tono utilizzato dovrà essere accomodante e cordiale, in maniera tale da far sentire a proprio agio l'interlocutore, pur mantenendo la professionalità. Bisogna presentarsi con il nome della società per cui si lavora, salutare con cortesia e presentarsi educatamente; se si rende necessario traferire la telefonata, si deve chiedere gentilmente all'interlocutore di attendere.

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Essere pazienti

L'ultimo consiglio è ricordare che il cliente ha sempre ragione.
Per essere un buon receptionist è infatti necessario avere molta pazienza per accogliere qualsiasi esigenza dell’utente, anche se particolare e bizzarra, oltre ad eventuali lamentele. In alcuni casi può provvedere personalmente a risolvere i problemi, oppure può indicare una persona di riferimento.
Nei casi in cui non sia possibile soddisfare le richieste dei clienti, il receptionist deve mantenersi cortese ed educato.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Mantenere sempre il sorriso e un tono pacato e sereno
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