Come condurre una riunione di lavoro

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

In ambito lavorativo sono tante le riunioni di lavoro che organizzano allo scopo di raggiungere un obiettivo comune, stabilendo nuove possibilità e ponendo le basi per il futuro dell'azienda. È grazie a queste riunioni che si prenderanno le decisioni atte a risolvere eventuali problemi insorti all'interno dell'azienda stessa, così da arrivare allo scopo principale, ovvero un accordo, in base alle scelte che si effettueranno all'unanimità. Tuttavia, una riunione di lavoro si può definire efficace solamente se viene organizzata in maniera corretta e se è presente un buon numero di partecipanti. Organizzare e condurre una riunione di lavoro è molto impegnativo e risulta difficile nei casi in cui si arrivi impreparati. Colui che conduce una riunione deve avere soprattutto un'ottima capacità comunicativa, organizzazione, metodo nell'esposizione e sicurezza davanti alle persone che partecipano alla riunione, in modo da attirare la massima attenzione su di sé evitando eventuali distrazioni da parte di chi ascolta. Vediamo quindi come condurre una riunione di lavoro.

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Occorrente

  • PC
  • Documentazione analitica relativa alla situazione dell'azienda (conti, grafici, tabelle)
  • Carta e penna
  • Strumenti di video-lettura (proiettori)
  • Un buon team amministrativo
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La gestione del tempo

È fondamentale che il "relatore" della riunione sappia amministrare il tempo che ha a disposizione. Una riunione troppo lunga e basata su un monologo può risultare pesante, portando chi ascolta a perdere l'attenzione in modo naturale, quasi automatico. Di contro, una riunione troppo breve e sbrigativa può non portare al raggiungimento degli obiettivi che ci si è prefissati. La soluzione giusta potrebbe essere quella di suddividere la riunione in 3 parti: introduzione, dibattito e conclusioni finali.

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L'importanza del tono di voce

Un tono di voce adatto può favorire l'andamento di una riunione. Evitate un tono troppo basso e poco deciso, ma anche quello troppo autoritario. La voce di chi conduce una riunione dev'essere comprensibile, chiara (anche nell'uso delle parole) e avere pause ravvicinate. Giocate su registri di voce altalenanti in modo da non perdere l'attenzione di chi vi ascolta. Evitate inoltre di perdere il filo del discorso, così da non distrarre i presenti.

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Gli strumenti e il materiale da usare in riunione

Il pericolo principale per chi conduce una riunione è quello di perdere l'attenzione degli interlocutori. Per evitare questo fatto, utilizzate strumenti che vi aiutino a sviluppare il tema e la discussione. Fornite materiale cartaceo che i presenti possano seguire ed illustrate alcuni punti del vostro discorso attraverso l'utilizzo di diapositive o grafici.

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L'importanza delle discussioni di gruppo

Per condurre una riunione di lavoro perfetta è necessario che gli interlocutori partecipino in modo attivo, almeno in fase di discussione. Date spazio alle opinioni dei presenti, spronandoli con domande mirate. Questo faciliterà anche l'evolversi della riunione, che risulterà così più articolata e coinvolgente. È fondamentale cercare lo sguardo di tutti i partecipanti, non fissandosi sulle solite facce, alternando sguardi da un lato e dall'altro.

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Le decisioni finali

La conclusione della riunione è fondamentale. In questo momento la voce di chi conduce deve farsi più decisa e autorevole, poiché dovrà "traghettare" la discussione verso le conclusioni finali. È questa la fase più importante, in quanto sarà necessario tirare le fila della riunione e portare il gruppo alle decisioni finali da prendere per il futuro dell'azienda. Abbiamo terminato la nostra guida su come condurre una riunione di lavoro. Per ulteriori informazioni consultate il link: http://www.wikihow.it/Condurre-una-Riunione-in-Modo-Efficace.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Per richiamare l'attenzione dei presenti potrebbe risultare fondamentale il ricorso a mezzi digitali quali proiettori, grafici e simulatori, così da stuzzicare l'attenzione di coloro che assistono alla riunione.
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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