Come condurre un'asta silenziosa

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Soprattutto quando si tratta di organizzare eventi per la raccolta fondi a scopo benefico, le aste silenziose possono contribuire notevolmente al raggiungimento degli obiettivi prefissati se condotte in maniera corretta. Per questo motivo, sapere come gestire un'asta silenziosa può fare la differenza per la buona riuscita dell'evento. Queste particolari aste hanno più potere di quanto molti potrebbero pensare, tant'è che sempre più organizzazioni no-profit si affidato ad esse per massimizzare i loro proventi a sfondo benefico. Un'asta silenziosa di successo si basa sempre con la pianificazione e la preparazione, per assicurarsi che tutto vada come desiderato. Vediamo allora come condurre un'asta silenziosa.

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La prima cosa dai fare è tenere un apposito libro maestro in cui inserire il valore dei vari oggetti ed il nome delle persone dalle quali sono stati acquistati. Riportare anche l’indirizzo ed il numero di telefono di queste persone. Cosicché, se si ripeterà l’asta in questione anche l’anno successivo, si potranno invitare le stesse persone.

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Provvedere a stampare i fogli delle offerte. Redigere una breve descrizione dell’oggetto con il relativo nome e prezzo, senza dimenticare di includere un’offerta minima. Fare in modo che ci sia spazio anche per riportare i dati di chi fa l’offerta minima, ossia il nome, l’indirizzo ed il numero di telefono.

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A questo punto, stilare una lista nella quale mettere tutti gli oggetti che serviranno, quindi procedere al loro acquisto. Reclutare dei volontari che saranno di aiuto per allestire le offerte, incassarle e rimettere a posto una volta che sarà tutto terminato. Tenere presente che l'allestimento dovrà iniziare un giorno prima dell’evento.

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Sistemare i fogli dell’offerta, in modo che le persone possano notarli. Se ci sono molti oggetti, dare spazio alla creatività, appendendo alcuni di essi a delle pareti oppure a degli espositori. Apporre ad ogni oggetto i fogli per l’offerta ed accertarsi che stiano ben saldi, magari attaccandoli con un chiodino o del nastro adesivo.

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Durante la fase dell’asta, nominare dei giudici ai tavoli che possano controllare che il tutto avvenga secondo le regole. Non appena l’asta terminerà, è bene dare subito comunicazione a tutti. Dopo che i partecipanti saranno andati via, occorre avere cura della gestione delle rimanenze. Infine, provvedere alla conta dell’incasso, annotando l’importo preciso e versando l'incasso stesso in banca.

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