Come archiviare digitalmente i documenti contabili e fiscali

tramite: O2O
Difficoltà: difficile
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Introduzione

Cominciamo col dire che l'archiviazione digitale di un documento rappresenta la sostituzione della sua forma cartacea con l'equivalente del documento in formato digitale. Il documento digitale viene definito come "la rappresentazione informatica di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o tramite un processo di elaborazione elettronica". La versione digitalizzata del documento viene certificata nei suoi dati costitutivi di contenuto e tempo e bloccata nella forma attraverso due ulteriori elementi che vanno a caratterizzare il documento: la firma digitale e la marca temporale. La prima consente non solo di riconoscere la provenienza dell'atto da parte di un determinato soggetto, ma anche di renderne immodificabile il contenuto. La marcatura temporale, invece, è un meccanismo tramite il quale è possibile collocare cronologicamente il documento digitale in modo certo, apponendogli una data ben precisa. Firma digitale e marca temporale, in buona sostanza, possono essere considerate l'equivalente della firma e del bollo apposti dal Pubblico Ufficiale che redige un atto. La procedura di conservazione digitale di un documento è alla base della cosiddetta "conservazione sostitutiva", procedura informatica e legale in grado di garantire la validità ai sensi di legge del documento. La conservazione sostitutiva, regolata da apposite norme legislative, rende possibile una equiparazione tra documenti cartacei e documenti in formato elettronico e l'organizzazione di un archivio gestibile tramite un sistema informatico.
Spesso, infatti, alcuni soggetti sono tenuti per legge a conservare la propria documentazione e proprio in questi casi possiamo immediatamente notare come il risparmio ottenuto con la conservazione sostitutiva possa essere particolarmente significativo in numerosi aspetti: risparmio di carta, velocità di ricerca dei documenti, riduzione dei costi di gestione caratteristici degli archivi cartacei e molti altri ancora. In questa guida rivolgeremo la nostra attenzione sia agli aspetti legali che a quelli pratici della disciplina in oggetto, cercando di illustrarvi come archiviare digitalmente i documenti contabili e fiscali.

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Il formato digitale di un documento è una specifica e ordinata successione di dati in formato binario che, associati a specifici software, possono essere poi leggibili in un documento. I formati possono essere moltissimi (. Pdf,. Doc e tanti altri), ma tutti, in linea di massima, devono rispettare alcune caratteristiche. La più importante di esse è quella di essere riconosciuti internazionalmente come uno standard utilizzabile, ovvero un tipo o modello adatto ad essere utilizzato come base per uniformare la documentazione di determinati settori e determinate attività. Le specifiche tecniche del formato digitale devono essere rese conoscibili a tutti, per garantire una sorta di "potenziale universalità" del formato da parte di tutti gli utenti.
A partire dal 1994 nel nostro sistema di leggi si è succeduta una fitta serie di normative in tema di archiviazione dei documenti in forma digitale, che sono poi culminate nel Decreto 23 Gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e nella successiva Deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione n°11 del 19 Febbraio 2004. Con questa normativa, infatti, si è fissato con criteri certi il valore probatorio a fini sia legali che fiscali di documenti cartacei conservati su supporti ottici. La legge Bassanini poi, sempre in tema di gestione della documentazione, ha stabilito la piena validità dei documenti informatici anche in materia fiscale. Il decreto 23 Gennaio 2004 prevede modalità ben precise per la possibilità di conservazione digitale dei documenti. Le più importanti riguardano i seguenti aspetti:
- i documenti non devono essere modificabili nel tempo (durante l'intera fase di conservazione);
- devono avere necessariamente la firma elettronica e la marcatura temporale;
- il documento non può avere al suo interno codici di auto-esecuzione (ad esempio una eventuale indicazione della data che si aggiorni ad ogni visualizzazione del documento sarebbe illegittima);
- i supporti su cui avviene la memorizzazione devono rimanere leggibili anche a distanza di tempo;
- la memorizzazione dei dati deve avvenire almeno ogni 15 giorni per le fatture e a cadenza annuale per gli altri documenti contabili e fiscali;
- il responsabile della conservazione deve controllare l'intera procedura;
- le varie registrazioni devono essere effettuate seguendo un rigoroso ordine cronologico;
- è dovuto il pagamento regolare di ogni imposta di bollo sui documenti digitali;
- l'amministrazione finanziaria può richiedere in ogni momento al contribuente l'esibizione dei documenti e la loro eventuale riproduzione anche in formato cartaceo.

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Una disposizione particolarmente importante denominata "Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (Sin CRO)" elabora una struttura dati condivisa valida per tutti gli operatori tramite uno schema di chiusura dei dati, basato su un linguaggio appositamente elaborato. Ci riferiamo al linguaggio XML, tramite il quale è possibile creare un file di chiusura (il cosiddetto "indice di conservazione") utilizzabile da tutti gli utenti per la trasmissione dei dati. Uno standard universale per l'Italia dunque, che permette un' agevole trasmissione e riproduzione dei dati informatico tramite uno schema dati a cui uniformarsi.

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Allo stato attuale delle cose, con ogni probabilità, il formato migliore per l'archiviazione dei documenti in formato digitale è il Pdf/A (Portable Document Format for Archive), definito come formato standard Iso nel 2005. Oltre ad essere un formato standard il Pdf/A rispetta anche le altre condizioni richieste, nello specifico:
- la completezza di contenuti al suo interno (evitando dunque di dover ricorrere ad altri documenti o software per integrare le informazioni richieste);
- rappresenta un formato aperto e non proprietario, ma al contrario liberamente accessibile;
- non consente l'inserimento al suo interno di codici eseguibili e macro-istruzioni.
Le ultime innovazioni alla normativa si sono avute con l'entrata in vigore del decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 Giugno 2014, contenente le nuove regole per la semplificazione della produzione e conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.
Tra le modifiche più importanti possiamo annoverare:
- l'obbligo per il contribuente di comunicare la scelta di passare all'archivio informatico nella dichiarazione dei redditi riferita al periodo d'imposta di riferimento;
- il processo di conservazione deve essere concluso entro tre mesi dal termine ultimo indicato per la presentazione della dichiarazione dei redditi;
- l'imposta di bollo deve essere pagata con il modulo f-24 in un'unica soluzione per tutti i documenti per cui è richiesta;
- l'imposta di bollo di 16 euro sui libri e registri digitali va assolta ogni 2500 registrazion.

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