10 errori più comuni nelle email di lavoro

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

I 10 errori più comuni nelle email di lavoro sono quasi tutti dovuti alla fretta. Se fosse sempre possibile analizzare con calma cosa scrivere, a chi scriverlo, in che forma e con quali contenuti forse molti di questi comuni errori verrebbero evitati. In generale, buona grammatica, buon senso, solo informazioni necessari e mai, in nessun caso, parlar male di qualcuno tramite messaggio di posta elettronica. E infine, si tratta di lavoro quindi massima cordialità, ma è pur sempre una email, non serve perdersi in troppe riverenze. Vediamo nel dettaglio.

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Dimenticarsi di specificare l'oggetto

È una delle regole più semplici e ovvie eppure una delle più ignorate o sottostimate. Ci sono due ragioni per cui è fondamentale inserire sempre l'oggetto nelle mail di lavoro. La prima ragione è più ovvia, aiuta il ricevente a capire subito di cosa si tratta, la seconda ragione è meno nota ma forse persino più importante. Le mail senza oggetto vengono scambiate come "spam" da alcuni provider email, c'è quindi il rischio che il ricevente non la legga mai.

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Dimenticarsi di includere CC

Bisogna sempre verificare bene chi è interessato a ricevere una copia dell'email che si sta per inviare. Chi è incluso in copia potrebbe voler ricevere la mail perché di suo interesse, oppure potrebbe doverla ricevere perché di sua competenza. In entrambi i casi, bisogna includere sempre il CC, ovvero chi riceve la mail in copia.

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Dilungarsi troppo

Si chiama "dono" della sintesi per una ragione. La capacità di includere il maggior numero di informazioni pertinenti, con il minor numero di parole utilizzate, nella maniera più chiara possibile è un dono, ma si può anche imparare. Diventa fondamentale sul posto di lavoro: sintesi si traduce in efficienza.

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Usare un tono non adeguato

Un errore comune è quello di utilizzare sempre un tono eccessivamente pomposo o elaborato. Un'email lavorativa dovrebbe avere un tono neutrale e pacato, educato ma non "pesante", e un lessico chiaro. Niente acrobazie grammaticali o parole arcaiche. Semplice e conciso è la scelta giusta.

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Fornire informazioni incomplete

Dover inviare più volte correzioni a messaggi email precedenti, magari perché si sono omesse informazioni, è controproducente. È meglio inviare il messaggio quando si è certi di aver inserito tutte le informazioni importanti. E dopo averle verificate e rilette.

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Inviare senza prima rileggere

Può capitare a volte di dover inviare dei messaggi in tutta fretta senza possibilità di rileggere e correggere, ma sarebbe meglio non accadesse. Non è solo una questione stilistica, anche se certo fare errori grammaticali o refusi dovuti alla fretta non è mai bello, ma è anche una questione pratica. Se la mail è ben scritta, e non contiene errori, sarà più semplice da capire.

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Dimenticarsi di controllare gli indirizzi

Occorre sempre verificare che l'indirizzo del ricevente, o dei riceventi, sia inserito corretto e che sia quello giusto. Se l'indirizzo è scritto in maniera errata poco male, la mail andrà a vuoto e sarà sufficiente inviarla di nuovo all'indirizzo corretto. È tuttavia molto più pericoloso inviare la mail a un indirizzo formalmente corretto, ma che in realtà fa riferimento a un altro destinatario.

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Inserire informazioni non necessarie

Una mail di lavoro deve essere, prima di tutto e soprattutto, concisa e sintetica. Dev'essere veloce da inviare, veloce da recepire e veloce da attuare se contiene informazioni o istruzioni. È per questo che è importante includere solo le informazioni necessarie e niente che sia superfluo.

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Sparlare dei colleghi

Un messaggio email può essere cancellato e archiviato ma non si sa mai chi potrebbe leggerlo, ed è comunque sempre recuperabile perché tracce di esso rimangono nel computer e nella casella postale molto più a lungo di quanto si pensi. Esistono programmi appositi, e informatici esperti che li sanno usare, per recuperare mail cancellate, anche da alcuni giorni. Quindi mai parlare male dei colleghi o del capo.

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Confondere le priorità

Nessuno vorrebbe sentirselo dire ma la verità è che il tempo di risposta può variare, al di là dei fisiologici ritardi dovuti ad altri impegni o altre cose da fare, in base a chi spedisce o riceve la mail e in base all'oggetto. Tradotto: il collega paritario può aspettare un paio d'ore in più, il capo è meglio che non aspetti. Stesso discorso vale per l'oggetto, se l'email tratta, ad esempio, un lavoro con scadenza in giornata bisognerà rispondere (o inviarla) subito, se si tratta di qualcosa con scadenza settimana prossima è meno urgente. La vera difficoltà è capire, caso per caso, a quali messaggi dare priorità.

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